Drei Arten der Rufumleitung
- Alle Anrufe (sofortige Rufumleitung): Jeder Anruf geht direkt an den Assistenten. Ideal, wenn er Ihr Empfang sein soll.
- Anrufe, die Sie nicht annehmen (Rufumleitung bei Nichtmelden, bei Besetzt oder bei Nichterreichbarkeit): Zuerst klingelt Ihr Telefon, und der Assistent nimmt ab, wenn Sie es nicht tun. Ideal, wenn Sie selbst weiter abnehmen möchten, wann immer es geht.
- Nur außerhalb der Geschäftszeiten: Anrufe gehen außerhalb der Öffnungszeiten an den Assistenten. Die meisten Telefonanlagen und Cloud-Telefonie-Anbieter können die Umleitung nach Zeitplan schalten; am Handy schalten Sie die sofortige Rufumleitung selbst ein und aus.
Bevor Sie anfangen
- Richten Sie Ihren Assistenten in RingLily zuerst ein und testen Sie ihn, damit Anrufer nie in einer leeren Leitung landen.
- Notieren Sie die Nummer Ihres Assistenten von der Seite „Telefonnummern“. Nummern in der EU richten wir auf Anfrage mit Unternehmensnachweisen ein.
- Fragen Sie bei Ihrem Telefonanbieter nach, ob die Rufumleitung extra kostet. Umgeleitete Anrufe werden oft wie ein abgehender Anruf von Ihrem Anschluss zur Zielnummer abgerechnet.
Handy: die GSM-Standardcodes
Die meisten Mobilfunknetze in Europa, auch in Deutschland und Österreich, verstehen die GSM-Standardcodes unten. Tippen Sie den Code mit der Nummer Ihres Assistenten im vollständigen internationalen Format ein (mit +49 oder +43 und ohne die erste 0 der Vorwahl) und drücken Sie die Anruftaste. Ihr Telefon zeigt eine Bestätigung.
- Alle Anrufe: **21*Nummer# (ausschalten mit ##21#)
- Wenn Sie nicht abnehmen: **61*Nummer# (ausschalten mit ##61#). In vielen Netzen lässt sich die Wartezeit in Sekunden festlegen: **61*Nummer**20# lässt es zuerst 20 Sekunden klingeln.
- Wenn besetzt ist: **67*Nummer# (ausschalten mit ##67#)
- Wenn Ihr Handy aus ist oder keinen Empfang hat: **62*Nummer# (ausschalten mit ##62#)
- Alle bedingten Umleitungen auf einmal (nicht angenommen, besetzt, nicht erreichbar): **004*Nummer# (ausschalten mit ##004#)
Telekom-Festnetz, FRITZ!Box und Smartphone-Menüs
Am Festnetz ist die Rufumleitung eine Leistung Ihres Anbieters. Bei der Telekom richten Sie die sofortige Rufumleitung am Telefon mit *21*Zielrufnummer# ein und schalten sie mit #21# wieder aus; für die Umleitung bei Nichtmelden gibt es *61* und für die Umleitung bei Besetzt *67*, jeweils gefolgt von der Zielrufnummer und #. Alternativ geht es im Kundencenter oder in der MeinMagenta-App; die Einzelheiten stehen auf der Hilfeseite der Telekom. Andere Anbieter nutzen teils eigene Codes oder ihr Kundenportal; prüfen Sie im Zweifel deren Hilfeseiten.
Mit einer FRITZ!Box richten Sie die Rufumleitung in der Benutzeroberfläche unter Telefonie > Rufbehandlung > Rufumleitung ein („Neue Rufumleitung“). Dort wählen Sie, welche Anrufe umgeleitet werden, als Ziel die Nummer Ihres Assistenten und, je nach Modell, ob sofort, verzögert oder bei Besetzt umgeleitet wird. Bei einer externen Zielnummer versucht die FRITZ!Box, die Umleitung direkt beim Anbieter einzurichten.
Auf dem iPhone finden Sie die Rufweiterleitung in den Einstellungen unter Telefon, bei Android in den Einstellungen der Telefon-App unter Anrufe oder Zusatzdienste. Diese Menüs bieten meist nur die sofortige Umleitung an; für die bedingten Arten nutzen Sie die Codes.
Telefonanlagen und Cloud-Telefonie
Telefonanlagen und Cloud-Telefonie-Anbieter (die per App, Softphone oder IP-Telefon über das Internet laufen) haben die Rufumleitung in ihrem Webportal, meist mit Zeitplänen: „außerhalb der Geschäftszeiten an diese Nummer umleiten“ und „umleiten, wenn nach 20 Sekunden niemand annimmt“. So schicken Sie am einfachsten nur die Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten an Ihren Assistenten.
Testen
- Rufen Sie Ihre Geschäftsnummer von einem anderen Telefon an, etwa vom Handy einer Kollegin.
- Prüfen Sie, ob der Assistent mit Ihrer Begrüßung antwortet, einschließlich des Hinweises, dass er ein KI-Assistent ist und das Gespräch transkribiert wird.
- Stellen Sie eine Frage und hinterlassen Sie eine Testnachricht.
- Prüfen Sie, ob die Nachricht per E-Mail ankommt und der Anruf in Ihrem Dashboard von RingLily erscheint.
Häufige Probleme
- Der Code wird abgelehnt: Die Nummer muss vollständig mit Ländervorwahl eingegeben werden; manche Netze verlangen 0049 oder 0043 statt +49 oder +43.
- Anrufer landen weiter auf der Mailbox: Schalten Sie die Mailbox Ihres Anbieters aus oder stellen Sie die Wartezeit bei Nichtmelden kürzer ein als die der Mailbox, damit zuerst umgeleitet wird.
- Die Umleitung klappt am Handy, aber nicht am Bürotelefon: Der Büroanschluss hat eigene Einstellungen; richten Sie die Umleitung auch in der Telefonanlage oder der FRITZ!Box ein.