Weniger Zeit am Telefon, weniger verpasste Anrufe
Patienten rufen an, wenn es ihnen passt: vor der Arbeit, in der Mittagspause, am Abend. Eine Praxis, die nur während der Sprechzeiten erreichbar ist, und auch dann nur, wenn gerade jemand frei ist, verpasst einen Teil dieser Anrufe. RingLily nimmt jeden Anruf an, auch wenn mehrere Patienten gleichzeitig anrufen. Die Leitung ist also nie besetzt, und Ihr Team kann sich um die Patienten in der Praxis kümmern.
Was er für Ihre Praxis übernimmt
- Terminwünsche: Er bietet freie Zeiten innerhalb Ihrer Buchungszeiten an und bucht den Termin, den der Patient wählt, mit der von Ihnen festgelegten Termindauer, dem Mindestvorlauf und dem Buchungszeitraum (Tarife Growth und Pro). Mehr zur Terminvereinbarung per Telefon.
- Praktische Fragen: Sprechzeiten, Urlaub und Feiertage, Adresse und Parkmöglichkeiten, angebotene Leistungen, Preise für Selbstzahlerleistungen, was mitzubringen ist, Regeln für Terminabsagen. Er antwortet anhand der Informationen, die Sie hinterlegen, und sagt offen, wenn er etwas nicht weiß.
- Nachrichten fürs Team: Rezeptbestellungen, Fragen an die Ärztin oder den Arzt, Nachfragen zu Befunden und alles, wofür es eine Person braucht. Jede Nachricht enthält Name, Nummer und Anliegen; dringende werden markiert und sofort per E-Mail verschickt.
- Weiterleitung: Braucht ein Anrufer eine Person, kann er den Anruf während der Sprechzeiten an die Anmeldung oder eine andere Nummer übergeben (Growth und Pro).
- Mehrere Sprachen: Er spricht Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch und Polnisch und kann wechseln, wenn ein Patient eine andere Sprache bevorzugt.
Dringende Anrufe: Ihre Anweisungen, nicht das Urteil der KI
RingLily ist kein Triage-Dienst und gibt keine medizinischen Ratschläge. Sie legen fest, was der Assistent Anrufern bei dringenden Beschwerden sagt: zum Beispiel, in lebensbedrohlichen Fällen den Notruf 112 zu wählen, außerhalb der Sprechzeiten den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116117 anzurufen (in Österreich die Gesundheitsnummer 1450 oder im Notfall die 144) oder sich an den diensthabenden Arzt zu wenden. Er wiederholt Ihre Hinweise, nimmt die Daten des Patienten auf und markiert die Nachricht als dringend. Formulieren Sie diese Hinweise sorgfältig und testen Sie sie im Chat, bevor Patienten sie hören; unser Ratgeber KI-Telefonassistent einrichten erklärt, wie.
Datenschutz und die Regeln für KI am Telefon
Jede Begrüßung sagt Patienten, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen und das Gespräch transkribiert wird, wie es die KI-Verordnung der EU (AI Act) für Systeme verlangt, die mit Menschen interagieren. RingLily speichert ein schriftliches Transkript, keine Audioaufnahme, löscht es nach der von Ihnen festgelegten Aufbewahrungsfrist (standardmäßig 90 Tage) und zeigt es nur Ihrem Team.
RingLily hat keine Zertifizierungen für den Gesundheitsbereich. Gesundheitsdaten sind nach der DSGVO besonders geschützt, und Ärzte und andere Heilberufe unterliegen der Schweigepflicht (in Deutschland nach § 203 StGB). Klären Sie deshalb mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, was der Assistent erfassen darf, und ergänzen Sie eine Regel wie „Nicht nach Symptomen fragen, sondern eine Nachricht für die Ärztin aufnehmen“. Mehr dazu in KI am Telefon: die Regeln.
So starten Sie
- Wählen Sie die Vorlage „Empfang“ oder „Terminvereinbarung“ und geben Sie den Namen Ihrer Praxis ein.
- Ergänzen Sie Sprechzeiten, Schließtage, Buchungszeiten und die Dauer eines Termins.
- Schreiben Sie auf, was Patienten häufig fragen, welche Regeln gelten und was der Assistent bei dringenden Beschwerden sagen soll.
- Testen Sie den Assistenten im Chat und richten Sie dann eine Rufumleitung für die Anrufe Ihrer Praxis ein: für alle Anrufe, außerhalb der Sprechzeiten oder nur für die, die niemand annimmt.