Warum Anrufe nach Feierabend zählen
Viele Menschen rufen ein Unternehmen außerhalb der Geschäftszeiten an, weil sie dann Zeit haben: nach der Arbeit, am Abend, am Wochenende. Andere rufen an, weil gerade etwas schiefgegangen ist. Die Ansage auf dem Anrufbeantworter bittet beide, es später noch einmal zu versuchen, und manche rufen stattdessen bei jemand anderem an.
Ein Assistent, der abnimmt, das Anliegen versteht und einen Rückruf zusagt, hält diese Kunden, und Sie haben alles, was Sie für einen gut vorbereiteten Rückruf brauchen.
Was der Assistent außerhalb der Geschäftszeiten erledigt
- Nennt Anrufern Ihre Öffnungszeiten, einschließlich der Feiertage und Schließtage, die Sie festlegen.
- Beantwortet häufige Fragen anhand der Informationen, die Sie schreiben: Leistungen, Preise, Adresse, Regelungen.
- Nimmt eine Nachricht mit Name, Nummer und Anliegen des Anrufers auf und schickt sie per E-Mail an Ihr Team.
- Markiert dringende Anliegen, damit Sie diese morgens zuerst sehen oder die Person im Bereitschaftsdienst sie sofort sieht.
- Gibt die Notfallhinweise, die Sie geschrieben haben, zum Beispiel die Notrufnummer oder die Nummer eines Bereitschaftsdienstes.
- Bucht Termine in freien Zeitfenstern der folgenden Tage, wenn Sie die Terminbuchung nutzen (Tarife Growth und Pro, siehe Terminvereinbarung per Telefon).
Nur für die Zeit nach Feierabend einrichten
Sie müssen nicht alle Anrufe abgeben. Nehmen Sie tagsüber weiter selbst ab und leiten Sie Anrufe nur außerhalb der Öffnungszeiten an RingLily um, oder nur die Anrufe, die niemand annimmt. Bei den meisten Telefonanlagen und Mobilfunknetzen ist das in wenigen Minuten erledigt; unser Ratgeber zeigt, wie Sie eine Rufumleitung einrichten.
Die Vorlage „Nach Geschäftsschluss“ richtet den Assistenten genau für diese Aufgabe ein: kurze, klare Gespräche, Ihre Zeiten, Ihre Notfallhinweise und eine Nachricht für das Team.
Weiterleitung nur, wenn jemand da ist
In Growth und Pro kann der Assistent einen Anruf an eine Person übergeben. Ist die Einstellung „Nur während der Öffnungszeiten“ aktiv, versucht er nachts keine Weiterleitung, sondern nimmt eine Nachricht auf. So wird niemand wegen einer Routinefrage geweckt, und dringende Nachrichten kommen trotzdem sofort per E-Mail an.
Was es kostet
Die Tarife beginnen bei 45 € pro Monat zzgl. MwSt. mit 150 enthaltenen Minuten. Es zählen nur angenommene Anrufe, jeweils auf die nächste volle Minute aufgerundet. Es gibt eine 14-tägige kostenlose Testphase und keine Mindestvertragslaufzeit. Siehe Preise oder den Vergleich mit klassischen Telefonservices in KI-Telefonassistent oder Telefonservice?