So läuft ein Buchungsanruf ab
- Der Anrufer sagt, dass er einen Termin möchte und wofür.
- Der Assistent prüft Ihren Terminkalender und bietet freie Zeiten innerhalb Ihrer Buchungszeiten an.
- Der Anrufer wählt eine Zeit; der Assistent nimmt Name und Nummer auf und wiederholt die Details, bevor er bucht.
- Der Termin erscheint in Ihrem Terminkalender von RingLily, und Sie erhalten eine E-Mail. In Growth und Pro kann ein Webhook ihn zusätzlich an ein anderes System senden.
Ihre Regeln, bei jedem Anruf
- Öffnungszeiten und Buchungszeiten: Termine beginnen nur zu den Zeiten, die Sie erlauben, zum Beispiel nur vormittags, auch wenn Sie den ganzen Tag geöffnet haben.
- Termindauer: von 5 Minuten bis 4 Stunden pro Zeitfenster.
- Mindestvorlauf: keine Buchungen für die nächsten zwei Stunden oder für morgen, wenn Sie Zeit zur Vorbereitung brauchen.
- Buchungszeitraum: wie weit im Voraus Anrufer buchen dürfen, bis zu einem Jahr.
- Schließtage: Feiertage und freie Tage werden nie angeboten.
Die Vorlage „Terminvereinbarung“
Für Unternehmen, bei denen die meisten Anrufe Buchungen sind, hält die Vorlage „Terminvereinbarung“ das Gespräch auf Kurs: Sie steuert darauf zu, eine passende Zeit für den Anrufer zu finden, und bestätigt jedes Detail vor der Buchung; kurze Fragen beantwortet der Assistent nebenbei. Die Vorlage „Empfang“ bucht ebenfalls Termine, zusätzlich zum Beantworten von Fragen und Aufnehmen von Nachrichten.
Wer Termine per Telefon vergibt
Die telefonische Terminvereinbarung passt zu allen Unternehmen, die mit Terminen arbeiten: Zahnarztpraxen, Arzt- und Therapiepraxen, Friseure und Kosmetikstudios, Kanzleien mit Beratungsterminen und Handwerksbetriebe, die Termine vor Ort vergeben. Auch nach Feierabend ist sie nützlich: Anrufer können dann schon für den nächsten Tag buchen, statt eine Nachricht zu hinterlassen.
Was er (noch) nicht kann
Termine werden im Terminkalender von RingLily verwaltet, der noch nicht mit Google Kalender, Outlook oder Praxis- und Salonsoftware synchronisiert wird; Kalender-Integrationen sind geplant. RingLily verschickt keine Terminerinnerungen per SMS und nimmt keine Tischreservierungen mit Personenzahl entgegen, eignet sich also nicht für Restaurantbuchungen.