Die Anrufe, die eine Zahnarztpraxis den ganzen Tag bekommt
Die meisten Anrufe in einer Zahnarztpraxis sind kurz und vorhersehbar: Kann ich einen Kontrolltermin vereinbaren? Haben Sie diese Woche noch etwas frei? Was kostet eine professionelle Zahnreinigung? Haben Sie samstags geöffnet? Wo kann ich parken? Trotzdem muss jemand abnehmen, und diese Anrufe kommen meist im ungünstigsten Moment: gleich am Morgen, in der Mittagszeit und genau dann, wenn an der Anmeldung jemand ankommt.
Wer auf dem Anrufbeantworter landet, legt oft auf und ruft die nächste Praxis an. RingLily nimmt stattdessen ab, zu jeder Uhrzeit, und erledigt den Routineteil des Gesprächs so, wie es Ihre Anmeldung tun würde.
Was RingLily am Telefon übernimmt
- Bucht Termine in freie Zeiten Ihres Terminkalenders, nach Ihren Öffnungszeiten, der von Ihnen festgelegten Termindauer, einem Mindestvorlauf und dem Zeitraum, für den Patienten im Voraus buchen dürfen (Terminvereinbarung per Telefon, in den Tarifen Growth und Pro).
- Beantwortet Fragen anhand der Informationen, die Sie hinterlegen: Leistungen, Preise, Hinweise zu Krankenkasse und Zahlung, Anfahrt, was zum ersten Termin mitzubringen ist. Steht die Antwort nicht in den Informationen, ist er angewiesen, nicht zu raten.
- Nimmt Nachrichten auf mit Name, Nummer und Anliegen des Patienten, markiert dringende und schickt sie sofort per E-Mail an Ihr Team.
- Leitet den Anruf weiter an eine Nummer Ihrer Wahl, wenn ein Patient eine Person sprechen muss, auf Wunsch nur während der Öffnungszeiten (Growth und Pro).
- Spricht sieben Sprachen, darunter Englisch, Polnisch und Italienisch, und kann während des Gesprächs die Sprache wechseln, wenn ein Patient das möchte.
Zahnärztliche Notfälle und Anrufe außerhalb der Sprechzeiten
Patienten mit Zahnschmerzen oder einer herausgebrochenen Füllung rufen oft abends oder am Wochenende an. Sie legen fest, was der Assistent in diesen Fällen sagt: zum Beispiel die Nummer des zahnärztlichen Notdienstes in Ihrer Region, wann man in die Notaufnahme gehen sollte, oder dass sich das Team am nächsten Morgen als Erstes meldet. Er gibt diese Hinweise, nimmt die Daten des Patienten auf und markiert die Nachricht als dringend, damit Ihr Team sie zuerst sieht.
RingLily gibt keine medizinischen Ratschläge und entscheidet nicht, ob ein Notfall vorliegt: Der Assistent folgt den Anweisungen, die Sie schreiben. Mehr dazu unter Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten.
Sie bestimmen, was er sagt
Die Einrichtung dauert wenige Minuten. Wählen Sie die Vorlage „Empfang“ oder „Terminvereinbarung“, ergänzen Sie Sprechzeiten, Feiertage, Leistungen und häufige Fragen, und fügen Sie eigene Regeln hinzu, etwa „Keine Preise für Implantate nennen, stattdessen einen Beratungstermin anbieten“. Testen Sie den Assistenten dann im Chat, bevor ein Patient ihn hört. Unser Ratgeber KI-Telefonassistent einrichten zeigt, was Sie schreiben sollten.
Behalten Sie die Nummer Ihrer Praxis
Sie brauchen keine neue Nummer. Richten Sie eine Rufumleitung von Ihrer bestehenden Leitung auf die Nummer Ihres Assistenten ein: für alle Anrufe, nur außerhalb der Sprechzeiten oder nur für die Anrufe, die nach einigen Klingeltönen niemand annimmt. Eine neue Nummer in der EU richten wir auf Anfrage mit Unternehmensnachweisen ein. So geht's: Rufumleitung einrichten.
Datenschutz für Ihre Patienten
RingLily speichert ein schriftliches Transkript jedes Anrufs, keine Audioaufnahme, und löscht Transkripte automatisch nach der von Ihnen gewählten Aufbewahrungsfrist (standardmäßig 90 Tage). Ihre Anrufe sieht nur Ihr Team, und Sie können jeden Anruf jederzeit löschen.
RingLily hat keine Zertifizierungen, etwa nach SOC 2 oder speziell für Gesundheitsdaten. Gesundheitsdaten sind nach der DSGVO besonders geschützt. Klären Sie deshalb mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, welche Angaben Patienten am Telefon machen sollen, und legen Sie in Ihren Regeln fest, dass der Assistent keine medizinischen Details erfragt.