Diese deutsche Übersetzung wird nur zu Ihrer Information bereitgestellt; bei Abweichungen ist die englische Fassung maßgeblich. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie RingLily personenbezogene Daten erhebt, verwendet und schützt, wenn Unternehmen unseren Dienst für KI-gestützte Telefonannahme nutzen, wenn Sie unsere Website besuchen und wenn Personen ein Unternehmen anrufen, das RingLily nutzt.
Wer wir sind
RingLily wird betrieben von [Vollständiger Firmenname], [Geschäftsanschrift], [Handelsregisternummer und Steuernummer] („RingLily“, „wir“, „uns“).
Unsere Kunden sind Unternehmen („Kunden“), die RingLily nutzen, um ihre Telefonanrufe mit einem KI-Agenten anzunehmen. Personen, die diese Unternehmen anrufen, werden in dieser Erklärung als „Anrufer“ bezeichnet.
Unsere Rolle: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter
Für die Kontodaten unserer Kunden und für Besucher unserer Website sind wir der Verantwortliche.
Für Anrufdaten (Anrufaudio, Transkripte, Zusammenfassungen, Nachrichten, Termine und Telefonnummern der Anrufer) ist der Kunde, dessen Nummer angerufen wurde, der Verantwortliche, und wir handeln als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Kunden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Artikel 28 DSGVO, den Kunden unter [Kontakt-E-Mail-Adresse] anfordern können.
Wenn Sie ein Unternehmen angerufen haben, das RingLily nutzt, und eine Frage zu Ihren Daten haben, wenden Sie sich bitte zuerst an dieses Unternehmen. Wir unterstützen es bei der Beantwortung Ihrer Anfrage.
Welche Daten wir erheben
Je nachdem, wie Sie mit RingLily interagieren, verarbeiten wir die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:
- Kontodaten – Name, E-Mail-Adresse, Unternehmensname, Land, Sprache der Benutzeroberfläche und gehashtes Passwort der Personen, die sich registrieren und das Dashboard nutzen, sowie die Unternehmensinformationen, die Kunden zur Konfiguration ihrer Agenten eingeben.
- Anrufaudio – Der Ton jedes Anrufs wird von Twilio in Echtzeit verarbeitet, um Sprache zu erkennen und die Stimme des Agenten zu erzeugen. Wir speichern keine Audioaufnahmen von Anrufen.
- Transkripte und Zusammenfassungen – Der Text jedes Anrufs, eine KI-generierte Zusammenfassung, das Anliegen des Anrufers und das Ergebnis des Anrufs sowie alle während des Anrufs entgegengenommenen Nachrichten oder gebuchten Termine.
- Telefonnummern der Anrufer – Die Nummer, von der ein Anrufer anruft, die angerufene Nummer, Zeitpunkt und Dauer des Anrufs sowie alle Angaben, die Anrufer machen, etwa ihr Name oder der Grund ihres Anrufs.
- Nutzungs- und technische Daten – Verbrauchte Gesprächsminuten, Abrechnungsverlauf, IP-Adressen, Protokolldateien und das Sitzungscookie, durch das Sie angemeldet bleiben.
Wofür wir personenbezogene Daten verwenden
Wir verwenden personenbezogene Daten nur für die folgenden Zwecke und auf den folgenden Rechtsgrundlagen:
- Bereitstellung des Dienstes – Annahme von Anrufen, Erstellung von Transkripten und Zusammenfassungen, Buchung von Terminen und Anzeige von Anrufdaten im Dashboard (Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sowie bei Anrufdaten die Weisungen des Kunden).
- Abrechnung und Buchhaltung – Verwaltung von Abonnements, Rechnungen und Steuern (Vertragserfüllung und rechtliche Verpflichtungen, Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).
- Kommunikation zum Dienst – Versand von Konto-E-Mails, Anrufbenachrichtigungen und wichtigen Hinweisen zum Dienst (Vertragserfüllung).
- Sicherheit und Missbrauchsprävention – Schutz von Konten, Verhinderung von Betrug und Missbrauch sowie Gewährleistung eines zuverlässigen Dienstes (berechtigte Interessen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
- Rechtliche Verpflichtungen – Einhaltung geltender Gesetze und Beantwortung rechtmäßiger Anfragen von Behörden (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Dienstleister (Auftragsverarbeiter)
Wir setzen die folgenden Dienstleister ein, um RingLily zu betreiben. Jeder von ihnen verarbeitet personenbezogene Daten nur auf unsere Weisung und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags:
- Twilio – Telefonie (Telefonnummern und Anrufvermittlung), Spracherkennung in Echtzeit und Sprachsynthese. Twilio kann für Spracherkennung und Sprachsynthese eigene Unterauftragsverarbeiter einsetzen.
- Anthropic – Das KI-Modell, das Anrufer versteht, die Antworten des Agenten erzeugt und Anrufzusammenfassungen schreibt, auf Grundlage des Anruftranskripts und der vom Kunden bereitgestellten Unternehmensinformationen.
- Stripe – Zahlungsabwicklung und Abonnementverwaltung. Wir speichern keine vollständigen Kartennummern.
- E-Mail-Anbieter – Unser E-Mail-Versanddienstleister, für den Versand von Konto-E-Mails und Anrufbenachrichtigungen.
- Hosting und Datenbank – Unsere Anbieter für Cloud-Hosting und Datenbanken, für den Betrieb der Anwendung und die Speicherung von Daten.
Hinweis zur Ausarbeitung: Nennen Sie Ihre E-Mail-, Hosting- und Datenbankanbieter sowie die Region, in der Daten gespeichert werden, und führen Sie die Unterauftragsverarbeiter von Twilio für Spracherkennung und Sprachsynthese auf.
Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter erhalten Sie auf Anfrage unter [Kontakt-E-Mail-Adresse].
Internationale Datenübermittlungen
Einige unserer Anbieter, darunter Twilio, Anthropic und Stripe, haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten. Wenn personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, stützen wir uns zu ihrem Schutz auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder, sofern der Anbieter zertifiziert ist, auf das EU-US Data Privacy Framework.
Wie lange wir Daten speichern
Anruftranskripte, Zusammenfassungen und zugehörige Anrufdetails werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, die jeder Kunde in seinen Kontoeinstellungen festlegt, automatisch gelöscht. Standardmäßig beträgt sie 90 Tage, und Kunden können zwischen 7 und 3650 Tagen wählen.
Kunden können einzelne Anrufe jederzeit löschen, und mit der Löschung eines Kontos werden alle seine Daten gelöscht, einschließlich Agenten, Anrufen, Nachrichten und Terminen.
Konto- und Abrechnungsunterlagen bewahren wir auf, solange das Konto aktiv ist, und danach nur so lange, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist, zum Beispiel für steuerliche und buchhalterische Zwecke.
Hinweis zur Ausarbeitung: Geben Sie an, wie lange Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen nach dem für Sie geltenden Steuerrecht aufbewahrt werden.
KI-Hinweis gegenüber Anrufern
Anrufern wird stets mitgeteilt, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen und der Anruf transkribiert wird. Die Standardbegrüßung jedes Agenten enthält diesen Hinweis, im Einklang mit Artikel 50 der EU-KI-Verordnung und ähnlichen Vorschriften in US-Bundesstaaten.
Kunden können die Begrüßung ihres Agenten bearbeiten, müssen diesen Hinweis jedoch beibehalten und sind für jede zusätzliche Information oder Einwilligung verantwortlich, die dort erforderlich ist, wo sich ihre Anrufer befinden. Das Dashboard warnt Kunden, wenn eine Begrüßung die KI nicht erwähnt.
Ihre Rechte
Nach der DSGVO haben Sie das Recht:
- auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, und auf eine Kopie dieser Daten;
- auf Berichtigung unrichtiger Daten;
- auf Löschung Ihrer Daten („Recht auf Vergessenwerden“);
- auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten;
- Ihre Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten;
- der Verarbeitung auf Grundlage unserer berechtigten Interessen zu widersprechen;
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen: in Polen beim Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (UODO) oder bei der Behörde in Ihrem Wohnsitzland.
Wenn Sie Anrufer sind, ist das von Ihnen angerufene Unternehmen der Verantwortliche für Ihre Anrufdaten. Richten Sie Ihre Anfrage an dieses Unternehmen; wir unterstützen es bei der Beantwortung.
Wenn Sie in den Vereinigten Staaten, Kanada oder Australien leben, haben Sie nach Ihren örtlichen Datenschutzgesetzen möglicherweise ähnliche Rechte. Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter [Kontakt-E-Mail-Adresse]. Wir antworten innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen.
Sicherheit
Wir schützen personenbezogene Daten mit risikoangemessenen Maßnahmen, darunter Verschlüsselung bei der Übertragung, gehashte Passwörter, strikte Trennung der Daten jedes Kunden, Zugriffskontrollen und Signaturprüfungen bei Telefonie-Webhooks.
Hinweis zur Ausarbeitung: Beschreiben Sie zusätzliche Maßnahmen, etwa die Verschlüsselung gespeicherter Daten und Backups.
Kinder
RingLily ist ein Dienst für Unternehmen und richtet sich nicht an Kinder. Wir erheben über unsere Website oder unser Dashboard nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern unter 16 Jahren.
Änderungen dieser Erklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir veröffentlichen die neue Fassung auf dieser Seite und informieren Kunden bei wesentlichen Änderungen vor deren Inkrafttreten per E-Mail.
Kontakt
Fragen zu dieser Erklärung oder zu Ihren personenbezogenen Daten? Kontaktieren Sie uns:
- Unternehmen – [Vollständiger Firmenname]
- Anschrift – [Geschäftsanschrift]
- E-Mail – [Kontakt-E-Mail-Adresse]
Hinweis zur Ausarbeitung: Wenn Sie einen Datenschutzbeauftragten benannt haben, ergänzen Sie hier dessen Namen und Kontaktdaten.
Siehe auch: Nutzungsbedingungen