KI-Telefonassistent einrichten: was Sie schreiben sollten, damit er gut antwortet

1. Die Begrüßung

Halten Sie sie kurz: Name Ihres Unternehmens, Name des Assistenten, dass es ein KI-Assistent ist und das Gespräch transkribiert wird, und eine offene Frage. Anrufer wollen schnell zu ihrem Anliegen kommen. Der KI-Hinweis ist vielerorts Pflicht; siehe KI am Telefon: die Regeln.

Beispiel: „Guten Tag, ich bin Max, der KI-Assistent von Sanitär Weber, und dieses Gespräch wird transkribiert. Wie kann ich helfen?“

2. Die Fakten, nach denen Anrufer am häufigsten fragen

Schreiben Sie einfach, so wie Sie es einer neuen Mitarbeiterin erklären würden. Listen sind in Ordnung. In RingLily können Sie bis zu 30.000 Zeichen an Informationen und bis zu 50 Fragen mit Antworten hinterlegen.

• Öffnungszeiten für jeden Tag und die Tage, an denen Sie geschlossen haben (Feiertage, Betriebsurlaub).
• Adresse und Anfahrt: Parkplätze, Eingang, öffentliche Verkehrsmittel, Barrierefreiheit.
• Leistungen, jeweils in einem Satz: was es ist, wie lange es dauert, für wen es gedacht ist.
• Preise: genaue Preise, Ab-Preise oder Preisspannen, und was Sie am Telefon lieber nicht nennen.
• Regelungen: Absagen, Verspätungen, Zahlungsarten, Anzahlungen, Krankenkasse, Gewährleistung.
• Was mitzubringen oder vorzubereiten ist vor einem ersten Termin oder einem Auftrag.

3. Häufige Fragen

Gehen Sie die Anrufe und E-Mails der letzten Wochen durch und schreiben Sie die Fragen auf, die immer wieder kommen, mit der Antwort, die Sie geben würden. Kurze, genaue Antworten funktionieren am besten: „Kann man ohne Termin kommen?“ – „Ja, montags bis freitags vor 11 Uhr, sonst bitte einen Termin vereinbaren.“

4. Regeln: was er tun muss und was nicht

Mit Regeln schützen Sie Ihr Unternehmen. Formulieren Sie sie als klare Anweisungen:

• „Keine Preise für Implantate nennen, stattdessen einen Beratungstermin anbieten.“
• „Keine Rechtsberatung geben und nicht sagen, ob ein Fall Aussicht auf Erfolg hat.“
• „Nicht nach Symptomen fragen, sondern eine Nachricht für die Ärztin aufnehmen.“
• „Wir arbeiten nicht außerhalb des Stadtgebiets: das freundlich sagen und einen anderen Betrieb empfehlen.“
• „Wenn jemand den Inhaber sprechen will, eine Nachricht aufnehmen und nicht weiterleiten.“

5. Dringende Anrufe und Notfälle

Legen Sie fest, was für Ihr Unternehmen als dringend gilt und was der Assistent dem Anrufer dann sagen soll: die Notrufnummer, einen Bereitschaftsdienst, einen ersten Schritt bis zu Ihrem Rückruf oder dass Sie sich gleich am Morgen melden. Der Assistent folgt Ihren Hinweisen und markiert die Nachricht als dringend; die Einschätzung trifft er nicht selbst.

6. Termine, Weiterleitungen und Nachrichten

Wenn der Assistent Termine bucht, legen Sie Termindauer, Buchungszeiten, Mindestvorlauf und den Buchungszeitraum fest (Terminvereinbarung per Telefon). Wenn er Anrufe weiterleitet, wählen Sie die Nummer und ob nur während der Öffnungszeiten weitergeleitet wird. Für Nachrichten sagen Sie ihm, was er immer erfragen soll: zum Beispiel die Adresse bei einem Termin vor Ort oder das Geburtsdatum bei Patienten.

7. Testen, bevor es losgeht

In RingLily können Sie den Assistenten im Chat testen, bevor ihn ein Anrufer hört, und danach das Transkript jedes echten Anrufs lesen, um die Informationen laufend zu verbessern.

1. 1Stellen Sie die fünf häufigsten Fragen und prüfen Sie jede Antwort.
2. 2Fragen Sie etwas, das nicht in den Informationen steht, und prüfen Sie, ob er sagt, dass er es nicht weiß, statt etwas zu erfinden.
3. 3Versuchen Sie, außerhalb Ihrer Zeiten und an einem Schließtag zu buchen.
4. 4Geben Sie sich als dringender Anrufer aus und prüfen Sie, was er sagt.
5. 5Wechseln Sie mitten im Gespräch die Sprache, wenn Ihre Kunden mehrere Sprachen sprechen.
6. 6Korrigieren Sie die Informationen, testen Sie erneut und richten Sie dann die Rufumleitung ein.