EU: die Transparenzpflicht der KI-Verordnung
Nach Artikel 50 Absatz 1 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 müssen KI-Systeme, die für die direkte Interaktion mit Menschen bestimmt sind, so gestaltet sein, dass diese Menschen informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren, es sei denn, das ist aus dem Kontext offensichtlich. Die Pflicht gilt seit dem 2. August 2026; die Änderungen durch den „Digital Omnibus“ von 2026 haben andere Teile der Verordnung verschoben, diese aber nicht (Goodwin, August 2026).
Am Telefon ist nichts offensichtlich: Eine natürliche KI-Stimme kann wie ein Mensch klingen. Am einfachsten erfüllen Sie die Pflicht, indem Sie es gleich zu Beginn des Gesprächs sagen.
EU: DSGVO und Transkripte
Transkripte und Nachrichten enthalten personenbezogene Daten: Namen, Nummern und alles, was Anrufer sagen. Nach der DSGVO müssen Anrufer informiert werden, dass ihr Anruf verarbeitet wird, von wem und wozu (Artikel 13), und Daten dürfen nicht länger als nötig gespeichert werden (Artikel 5). In der Praxis heißt das:
Sagen Sie in der Begrüßung, dass das Gespräch transkribiert wird, verlinken Sie auf Ihrer Website eine Datenschutzerklärung, bewahren Sie Transkripte nur so lange auf, wie Sie sie brauchen, und schließen Sie mit dem Anbieter Ihres KI-Telefonassistenten einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV, Artikel 28) ab. Wenn Anrufer Gesundheitsdaten oder andere besonders geschützte Daten nennen könnten (Artikel 9), prüfen Sie vorher die zusätzlichen Regeln für Ihre Branche und Ihr Land.
Deutschland: Vertraulichkeit des Wortes und Berufsgeheimnis
In Deutschland stellt § 201 StGB unter Strafe, das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt auf einen Tonträger aufzunehmen oder eine solche Aufnahme zu gebrauchen. RingLily verarbeitet den Ton in Echtzeit, um den Anrufer zu verstehen, und speichert ein Transkript, keine Audioaufnahme. Kündigen Sie die Transkription trotzdem zu Beginn an: Wer nach diesem Hinweis in der Leitung bleibt, ist informiert.
Für Berufsgeheimnisträger wie Ärztinnen, Anwälte oder Steuerberaterinnen gilt zusätzlich die Schweigepflicht nach § 203 StGB: Externe Dienstleister dürfen nur einbezogen werden, soweit das für ihre Leistung erforderlich ist, und für Anwälte regelt § 43e BRAO die Anforderungen an solche Dienstleister. In Österreich gelten eigene Regeln; lassen Sie diese im Zweifel prüfen.
Was Ihre Begrüßung sagen sollte
Ein Satz deckt die Kennzeichnung fast überall ab: wer abnimmt, dass es ein KI-Assistent ist und dass das Gespräch transkribiert wird. Zum Beispiel:
„Guten Tag, ich bin Sara, die KI-Assistentin der Zahnarztpraxis Dr. Berger, und dieses Gespräch wird transkribiert. Wie kann ich helfen?“
RingLily beginnt jede Standardbegrüßung so, in allen sieben Sprachen, und warnt Sie, wenn Sie die Begrüßung bearbeiten und den Hinweis auf KI oder Transkription entfernen.
Gute Praxis über das Minimum hinaus
- Bieten Sie eine Person an: Leiten Sie Anrufer, die das wünschen, während der Geschäftszeiten weiter oder nehmen Sie eine Nachricht für einen Rückruf auf.
- Lassen Sie den Assistenten nichts vortäuschen: Fragt ein Anrufer, ob er mit einem Menschen spricht, sollte er sagen, dass er eine KI ist.
- Bewahren Sie Transkripte so kurz wie möglich auf. RingLily löscht sie automatisch nach der von Ihnen gewählten Aufbewahrungsfrist (standardmäßig 90 Tage) und speichert keine Audioaufnahme.
- Erfassen Sie nur, was nötig ist: Weisen Sie den Assistenten an, nicht nach Kartennummern, Gesundheitsdaten oder anderen Daten zu fragen, die er nicht braucht.
- Beschreiben Sie in Ihrer Datenschutzerklärung, wie Anrufe verarbeitet werden.