Politique de confidentialité

1.Qui sommes-nous ?

RingLily est exploité par [raison sociale de la société], [adresse du siège social], [numéro d'immatriculation et numéro d'identification fiscale de la société] (« RingLily », « nous »).

Nos clients sont des entreprises (les « clients ») qui utilisent RingLily pour répondre à leurs appels téléphoniques avec un agent IA. Les personnes qui appellent ces entreprises sont appelées « appelants » dans la présente politique.

2.Notre rôle : responsable du traitement et sous-traitant

Pour les données de compte de nos clients et pour les visiteurs de notre site web, nous sommes le responsable du traitement.

Pour les données d'appel (audio des appels, transcriptions, résumés, messages, rendez-vous et numéros de téléphone des appelants), le client dont le numéro a été appelé est le responsable du traitement, et nous agissons en tant que sous-traitant pour le compte du client en vertu d'un accord de traitement des données conforme à l'article 28 du RGPD, que les clients peuvent demander à [e-mail de contact].

Si vous avez appelé une entreprise qui utilise RingLily et avez une question sur vos données, veuillez d'abord contacter cette entreprise. Nous l'aiderons à répondre à votre demande.

3.Données que nous collectons

Selon la manière dont vous interagissez avec RingLily, nous traitons les catégories de données personnelles suivantes :

• Données de compte – le nom, l'adresse e-mail, le nom de l'entreprise, le pays, la langue de l'interface et le mot de passe haché des personnes qui s'inscrivent et utilisent le tableau de bord, ainsi que les informations sur l'entreprise que les clients saisissent pour configurer leurs agents.
• Audio des appels – l'audio de chaque appel est traité en temps réel par Twilio pour reconnaître la parole et générer la voix de l'agent. Nous ne conservons pas d'enregistrements audio des appels.
• Transcriptions et résumés – le texte de chaque appel, un résumé généré par IA, le motif de l'appel et son résultat, ainsi que les messages pris ou les rendez-vous fixés pendant l'appel.
• Numéros de téléphone des appelants – le numéro depuis lequel appelle un appelant, le numéro qu'il a appelé, l'heure et la durée de l'appel, ainsi que toute information communiquée par l'appelant, comme son nom ou le motif de son appel.
• Données d'utilisation et données techniques – les minutes d'appel utilisées, l'historique de facturation, les adresses IP, les fichiers journaux et le cookie de session qui vous maintient connecté.

4.Pourquoi nous utilisons les données personnelles

Nous utilisons les données personnelles uniquement aux fins et sur les bases légales suivantes :

• Fourniture du service – répondre aux appels, produire des transcriptions et des résumés, prendre des rendez-vous et afficher les données d'appel dans le tableau de bord (exécution d'un contrat, art. 6, par. 1, point b), du RGPD, et, pour les données d'appel, les instructions du client).
• Facturation et comptabilité – gérer les abonnements, les factures et les taxes (exécution d'un contrat et obligations légales, art. 6, par. 1, points b) et c), du RGPD).
• Communications relatives au service – envoyer les e-mails liés au compte, les alertes d'appel et les avis importants concernant le service (exécution d'un contrat).
• Sécurité et prévention des abus – protéger les comptes, prévenir la fraude et les utilisations abusives, et assurer la fiabilité du service (intérêts légitimes, art. 6, par. 1, point f), du RGPD).
• Obligations légales – respecter les lois applicables et répondre aux demandes légitimes des autorités (art. 6, par. 1, point c), du RGPD).

5.Prestataires de services (sous-traitants)

Nous faisons appel aux prestataires de services suivants pour exploiter RingLily. Chacun traite les données personnelles uniquement sur nos instructions et en vertu d'un accord de traitement des données :

• Twilio – téléphonie (numéros de téléphone et acheminement des appels), reconnaissance vocale en temps réel et synthèse vocale. Twilio peut faire appel à ses propres sous-traitants ultérieurs pour la reconnaissance vocale et la synthèse vocale.
• Anthropic – le modèle d'IA qui comprend les appelants, génère les réponses de l'agent et rédige les résumés d'appels, à partir de la transcription de l'appel et des informations sur l'entreprise fournies par le client.
• Stripe – traitement des paiements et gestion des abonnements. Nous ne conservons pas les numéros de carte complets.
• Prestataire d'e-mail – notre prestataire d'envoi d'e-mails, pour envoyer les e-mails liés au compte et les alertes d'appel.
• Hébergement et base de données – nos prestataires d'hébergement cloud et de base de données, pour exécuter l'application et stocker les données.

Note de rédaction : Nommez vos prestataires d'e-mail, d'hébergement et de base de données ainsi que la région où les données sont stockées, et listez les sous-traitants ultérieurs de Twilio pour la reconnaissance vocale et la synthèse vocale.

Une liste à jour des sous-traitants ultérieurs est disponible sur demande à [e-mail de contact].

6.Transferts internationaux de données

Certains de nos prestataires, dont Twilio, Anthropic et Stripe, sont établis aux États-Unis. Lorsque des données personnelles sont transférées en dehors de l'Espace économique européen, nous nous appuyons, pour les protéger, sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou, lorsque le prestataire est certifié, sur le cadre de protection des données UE–États-Unis (EU-US Data Privacy Framework).

7.Durée de conservation des données

Les transcriptions d'appels, les résumés et les détails d'appel associés sont supprimés automatiquement à l'issue de la durée de conservation que chaque client définit dans les paramètres de son compte. La durée par défaut est de 90 jours, et les clients peuvent choisir entre 7 et 3650 jours.

Les clients peuvent supprimer des appels individuels à tout moment, et la suppression d'un compte entraîne la suppression de toutes ses données, y compris les agents, les appels, les messages et les rendez-vous.

Nous conservons les données de compte et de facturation tant que le compte est actif, puis uniquement aussi longtemps que la loi l'exige, par exemple à des fins fiscales et comptables.

Note de rédaction : Indiquez pendant combien de temps les factures et les documents comptables sont conservés en vertu des lois fiscales qui vous sont applicables.

8.Information des appelants sur l'IA

Les appelants sont toujours informés qu'ils parlent à un assistant IA et que l'appel est transcrit. Le message d'accueil par défaut de chaque agent comprend cette information, conformément à l'article 50 du règlement européen sur l'intelligence artificielle (AI Act) et à des règles similaires dans certains États américains.

Les clients peuvent modifier le message d'accueil de leur agent, mais doivent conserver cette information, et sont responsables de toute information ou de tout consentement supplémentaire requis là où se trouvent leurs appelants. Le tableau de bord avertit les clients lorsqu'un message d'accueil ne mentionne pas l'IA.

9.Vos droits

En vertu du RGPD, vous avez le droit :

• d'accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet et d'en recevoir une copie ;
• de faire rectifier les données inexactes ;
• de faire effacer vos données (le « droit à l'oubli ») ;
• de limiter la manière dont nous traitons vos données ;
• de recevoir vos données dans un format portable ;
• de vous opposer à un traitement fondé sur nos intérêts légitimes ;
• d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle : en Pologne, le Président de l'Office de protection des données personnelles (UODO), ou l'autorité de votre pays de résidence.

Si vous êtes un appelant, l'entreprise que vous avez appelée est le responsable du traitement de vos données d'appel. Adressez votre demande à cette entreprise, et nous l'aiderons à y répondre.

Si vous résidez aux États-Unis, au Canada ou en Australie, vous pouvez disposer de droits similaires en vertu de vos lois locales sur la protection de la vie privée. Pour exercer l'un de ces droits, contactez-nous à [e-mail de contact]. Nous vous répondrons dans les délais prévus par la loi.

10.Sécurité

Nous protégeons les données personnelles par des mesures adaptées au risque, notamment le chiffrement en transit, le hachage des mots de passe, une séparation stricte des données de chaque client, des contrôles d'accès et la vérification des signatures des webhooks de téléphonie.

Note de rédaction : Décrivez les mesures supplémentaires, comme le chiffrement au repos et les sauvegardes.

11.Cookies et stockage local

Nous utilisons un seul cookie strictement nécessaire pour vous maintenir connecté, ainsi que le stockage local de votre navigateur pour mémoriser la langue de votre interface. Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires ni de cookies de suivi.

Note de rédaction : Mettez à jour cet article si vous ajoutez des outils d'analyse d'audience.

12.Enfants

RingLily est un service destiné aux entreprises et ne s'adresse pas aux enfants. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles concernant des enfants de moins de 16 ans par l'intermédiaire de notre site web ou de notre tableau de bord.

13.Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Nous publierons la nouvelle version sur cette page et, si les modifications sont importantes, nous en informerons les clients par e-mail avant leur entrée en vigueur.

14.Contact

Des questions sur la présente politique ou sur vos données personnelles ? Contactez-nous :

• Société – [raison sociale de la société]
• Adresse – [adresse du siège social]
• E-mail – [e-mail de contact]

Note de rédaction : Si vous avez désigné un délégué à la protection des données, ajoutez ici son nom et ses coordonnées.