Trois façons de renvoyer vos appels
- Tous les appels (renvoi inconditionnel) : chaque appel arrive directement à l'assistant. Idéal si vous voulez qu'il assure tout votre accueil téléphonique.
- Les appels sans réponse (renvoi sur non-réponse, si occupé ou injoignable) : votre téléphone sonne d'abord, et l'assistant décroche si vous ne répondez pas. Idéal si vous voulez continuer à répondre vous-même quand vous le pouvez.
- Seulement hors horaires : les appels vont à l'assistant en dehors de vos heures d'ouverture. La plupart des standards d'entreprise et des opérateurs VoIP savent programmer le renvoi selon des plages horaires ; sur un mobile, vous activez et désactivez vous-même le renvoi inconditionnel.
Avant de commencer
- Configurez et testez d'abord votre assistant dans RingLily, pour que vos appelants ne tombent jamais sur une ligne vide.
- Notez le numéro de votre assistant sur la page Numéros de téléphone. Au Canada et aux États-Unis, vous en obtenez un en quelques minutes ; dans l'UE (France, Belgique, Luxembourg...) comme en Australie, les numéros sont attribués sur demande, sur présentation des documents de votre entreprise.
- Vérifiez auprès de votre opérateur si le renvoi d'appel est facturé. Un appel renvoyé est souvent facturé comme un appel sortant de votre ligne vers le numéro de renvoi, en particulier vers un numéro à l'étranger.
Sur un mobile : les codes standard
La plupart des réseaux mobiles européens utilisent les codes GSM standard ci-dessous. Composez le code avec le numéro de votre assistant au format international complet (par exemple +33 puis le numéro sans le 0 initial pour un numéro français, ou +1 pour un numéro canadien), puis appuyez sur la touche d'appel. Votre téléphone affiche une confirmation.
- Tous les appels : **21*numéro# (désactivation : ##21#)
- Si vous ne répondez pas : **61*numéro# (désactivation : ##61#). Certains réseaux permettent de régler le délai en secondes : **61*numéro**20# fait d'abord sonner votre téléphone pendant 20 secondes.
- Si vous êtes déjà en ligne : **67*numéro# (désactivation : ##67#)
- Si votre téléphone est éteint ou sans réseau : **62*numéro# (désactivation : ##62#)
- Tous les renvois conditionnels à la fois (non-réponse, occupé, injoignable) : **004*numéro# (désactivation : ##004#)
Opérateurs aux codes différents, iPhone et Android
Certains opérateurs utilisent d'autres codes, ou proposent de régler le renvoi depuis leur espace client ou leur application. Les codes et leur disponibilité évoluent : si un code ne fonctionne pas, consultez l'aide en ligne de votre opérateur.
Sur iPhone, le renvoi d'appel se trouve aussi dans Réglages > Téléphone ; sur Android, dans les paramètres de l'application Téléphone, rubrique Appels ou Services supplémentaires. Ces menus ne proposent souvent que le renvoi inconditionnel : utilisez les codes pour les renvois conditionnels.
Lignes fixes, box et standards VoIP
Sur une ligne fixe, le renvoi d'appel est un service de votre opérateur : beaucoup utilisent des codes du type *21* (ou *72 en Amérique du Nord), d'autres se règlent depuis l'espace client ou l'interface de votre box, ou en contactant l'opérateur. Les standards VoIP et les standards téléphoniques virtuels (ceux qui fonctionnent avec une application ou des postes reliés à Internet) proposent le renvoi dans leur interface web, généralement avec des plages horaires : « renvoyer vers ce numéro en dehors des heures d'ouverture » et « renvoyer si personne ne répond après 20 secondes ». C'est le moyen le plus simple de n'envoyer à votre assistant que les appels hors horaires.
Testez le renvoi
- Appelez votre numéro professionnel depuis un autre téléphone, par exemple le portable d'un collègue.
- Vérifiez que l'assistant répond avec votre message d'accueil, y compris la mention qu'il s'agit d'un assistant IA et que l'appel est transcrit.
- Posez une question et laissez un message de test.
- Vérifiez que le message arrive par e-mail et que l'appel apparaît dans votre tableau de bord RingLily.
Problèmes fréquents
- Le code est refusé : le numéro doit être au format complet, avec l'indicatif du pays ; certains réseaux demandent le numéro sans le + et avec 00 à la place.
- Les appelants tombent encore sur la messagerie : désactivez la messagerie vocale de votre opérateur, ou réglez un délai de non-réponse plus court que celui de la messagerie, pour que le renvoi se déclenche avant.
- Le renvoi fonctionne sur le mobile mais pas depuis le fixe du bureau : la ligne du bureau a ses propres réglages de renvoi ; configurez-les aussi dans votre standard ou votre box.