Pourquoi les appels hors horaires comptent
Beaucoup de gens appellent une entreprise en dehors des heures de bureau parce que c'est le moment où ils ont le temps : après le travail, le soir, le week-end. D'autres appellent parce qu'un problème vient de survenir. Un répondeur demande aux uns comme aux autres de rappeler plus tard, et certains appelleront plutôt un concurrent.
Un assistant qui répond, comprend la demande et promet un rappel garde ces clients, et vous donne de quoi rappeler en connaissant déjà le besoin.
Ce que fait l'assistant en dehors des horaires
- Il indique vos horaires d'ouverture, y compris les jours fériés et les fermetures que vous avez définis.
- Il répond aux questions courantes à partir des informations que vous avez rédigées : prestations, tarifs, adresse, conditions.
- Il prend un message avec le nom, le numéro et le motif de l'appel, et l'envoie par e-mail à votre équipe.
- Il signale les demandes urgentes : ce sont les premières que vous voyez le matin, ou celles que la personne de permanence voit aussitôt.
- Il donne les consignes d'urgence que vous avez rédigées, par exemple le numéro d'urgence ou celui de votre service de garde.
- Il fixe des rendez-vous sur les créneaux libres des jours suivants, si vous utilisez la prise de rendez-vous (forfaits Growth et Pro, voir prise de rendez-vous par téléphone).
Une permanence uniquement hors horaires
Inutile de lui confier tous vos appels. Continuez à répondre en journée et renvoyez les appels vers RingLily seulement en dehors de vos horaires, ou seulement ceux auxquels personne ne répond. La plupart des standards téléphoniques et des opérateurs mobiles permettent de le régler en quelques minutes ; notre guide explique comment faire un renvoi d'appel.
Le modèle « Ligne hors horaires » prépare l'assistant exactement pour ce rôle : des échanges courts et clairs, vos horaires, vos consignes d'urgence et un message pour l'équipe.
Des transferts seulement quand quelqu'un est là
Avec Growth et Pro, l'assistant peut passer un appel à une personne. Si vous limitez les transferts aux heures d'ouverture, il n'essaie pas de transférer la nuit : il prend un message à la place. Personne n'est réveillé pour une question de routine, et les messages urgents arrivent quand même aussitôt par e-mail.
Combien ça coûte
Les forfaits commencent à 45 € HT par mois (49 $ US au Canada) avec 150 minutes incluses, et seuls les appels pris comptent, arrondis à la minute supérieure. L'essai gratuit dure 14 jours, et il n'y a pas d'engagement de durée. Consultez les tarifs, ou comparez avec les services humains dans standard IA ou secrétariat téléphonique.