Comment se déroule un appel de prise de rendez-vous
- L'appelant indique qu'il souhaite un rendez-vous, et pour quoi.
- L'assistant consulte votre agenda et propose des créneaux libres dans vos heures de réservation.
- L'appelant choisit un créneau ; l'assistant note son nom et son numéro et récapitule les détails avant de réserver.
- Le rendez-vous apparaît dans votre agenda RingLily et vous recevez un e-mail. Avec Growth et Pro, un webhook peut aussi l'envoyer vers un autre système.
Vos règles, appliquées à chaque appel
- Horaires d'ouverture et heures de réservation : les rendez-vous ne peuvent commencer qu'aux heures que vous autorisez, par exemple le matin seulement, même si vous êtes ouvert toute la journée.
- Durée des rendez-vous : de 5 minutes à 4 heures par créneau.
- Délai minimum : pas de réservation dans les deux heures qui viennent, ou pas pour le lendemain, si vous avez besoin de temps pour vous préparer.
- Fenêtre de réservation : jusqu'à quand les appelants peuvent réserver à l'avance, jusqu'à un an.
- Dates de fermeture : les jours fériés et les jours de congé ne sont jamais proposés.
Le modèle « Prise de rendez-vous »
Pour les entreprises dont la plupart des appels sont des demandes de rendez-vous, le modèle « Prise de rendez-vous » garde la conversation centrée : il cherche un créneau qui convient à l'appelant et confirme chaque détail avant de réserver, tout en répondant aux questions rapides. Le modèle « Réceptionniste » prend aussi des rendez-vous, en plus de répondre aux questions et de prendre des messages.
Qui utilise la prise de rendez-vous par téléphone
Elle convient aux entreprises qui travaillent sur rendez-vous : les cabinets d'avocats pour les consultations, les artisans pour les interventions, les agences immobilières pour les visites, ou encore les salons de coiffure et les instituts de beauté. Elle est aussi utile en dehors des horaires : l'appelant peut réserver pour le lendemain au lieu de laisser un message (voir la permanence téléphonique IA).
Ce qu'il ne fait pas (encore)
Les rendez-vous sont enregistrés dans l'agenda RingLily, qui n'est pas encore synchronisé avec Google Agenda ou Outlook : les intégrations d'agenda sont prévues. Il ne se synchronise pas non plus avec les logiciels de réservation comme Doctolib ou Planity. RingLily n'envoie pas de SMS de rappel et ne prend pas de réservations de table avec un nombre de couverts : il ne convient donc pas aux réservations de restaurant.