As chamadas que uma clínica dentária recebe todo o dia
A maioria das chamadas para uma clínica dentária é curta e previsível: posso marcar uma consulta de rotina, têm vaga esta semana, quanto custa uma limpeza, estão abertos ao sábado, onde posso estacionar. Mesmo assim, alguém tem de atender, e estas chamadas chegam nos piores momentos: logo de manhã, à hora de almoço e quando a pessoa da receção está a registar a chegada de um paciente.
Quem cai no correio de voz muitas vezes desliga e liga para a clínica seguinte. A RingLily atende, a qualquer hora, e trata da parte rotineira da conversa como a sua receção faria.
O que a RingLily faz numa chamada
- Marca consultas nas vagas livres da sua agenda, respeitando o horário de funcionamento, a duração que definir para cada consulta, a antecedência mínima e o prazo máximo para marcar (marcações por telefone, nos planos Growth e Pro).
- Responde a perguntas com base nas informações que lhe dá: tratamentos, preços, seguros e formas de pagamento, como chegar, o que trazer na primeira consulta. Tem instruções para não adivinhar quando a resposta não está nas informações.
- Anota mensagens com o nome, o número e o motivo da chamada do paciente, assinala as urgentes e envia-as de imediato por e-mail à sua equipa.
- Transfere a chamada para o número que escolher quando o paciente precisa de uma pessoa e, se preferir, apenas durante o horário de funcionamento (Growth e Pro).
- Fala sete idiomas, incluindo inglês e francês, e pode mudar de idioma durante a chamada se o paciente preferir (atendimento multilingue).
Urgências dentárias e chamadas fora de horas
Quem tem uma dor de dentes ou partiu uma restauração liga muitas vezes à noite ou ao fim de semana. É a clínica que escreve o que o assistente deve dizer nesses casos: o contacto de um serviço de urgência dentária, quando ir às urgências, ou que a equipa liga logo na manhã seguinte. O assistente dá essas indicações, regista os dados do paciente e assinala a mensagem como urgente, para que seja a primeira que a equipa vê.
A RingLily não dá conselhos clínicos nem decide se uma situação é urgente: segue as instruções que a clínica escreveu.
É a clínica que decide o que o assistente diz
A configuração demora poucos minutos. Escolha o modelo «Rececionista» ou «Gestor de marcações», adicione o horário, os feriados, os tratamentos e as perguntas mais comuns e acrescente as suas regras, por exemplo «Nunca indique preços de implantes: proponha uma consulta de avaliação». Depois, teste o assistente num chat antes de qualquer paciente o ouvir. O nosso guião de atendimento telefónico explica o que escrever.
Mantenha o número da clínica
Não precisa de um número novo. Reencaminhe as chamadas da sua linha atual para o número do seu assistente: todas, só fora de horas, ou só as que ninguém atende ao fim de alguns toques. Se preferir um número novo, os números na UE são configurados mediante pedido, com documentos da empresa. Veja como reencaminhar chamadas.
Privacidade dos pacientes
A RingLily guarda uma transcrição escrita de cada chamada, não uma gravação de áudio, e elimina as transcrições automaticamente após o período de conservação que escolher (90 dias por predefinição). Só a sua equipa vê as chamadas, e pode eliminar qualquer chamada a qualquer momento. A RingLily não tem certificações de segurança nem do setor da saúde. Os dados de saúde são uma categoria especial de dados no RGPD, por isso confirme com o seu encarregado de proteção de dados ou consultor o que os pacientes podem partilhar ao telefone e diga ao assistente, nas regras, que não recolha informação clínica.