Le chiamate che uno studio dentistico riceve ogni giorno
La maggior parte delle chiamate a uno studio dentistico è breve e prevedibile: vorrei prenotare un controllo, avete un posto questa settimana, quanto costa una pulizia dei denti, siete aperti il sabato, dove posso parcheggiare. Qualcuno però deve rispondere, e queste chiamate arrivano spesso nei momenti peggiori: appena aperto, all'ora di pranzo e mentre in reception si accoglie un paziente.
Chi trova la segreteria telefonica spesso riattacca e chiama lo studio successivo. RingLily invece risponde, a qualsiasi ora, e gestisce la parte di routine della conversazione come farebbe la sua reception.
Cosa fa RingLily durante una chiamata
- Fissa appuntamenti negli orari liberi della sua agenda, rispettando gli orari di apertura, la durata dell'appuntamento che imposta, il preavviso minimo e il periodo entro cui i pazienti possono prenotare (prenotazione appuntamenti, nei piani Growth e Pro).
- Risponde alle domande in base alle informazioni che gli fornisce: prestazioni, prezzi, convenzioni e modalità di pagamento, indicazioni stradali, cosa portare alla prima visita. Ha l'istruzione di non tirare a indovinare quando la risposta non c'è.
- Prende messaggi con nome, numero e motivo della chiamata del paziente, segnala quelli urgenti e li invia subito via email al suo team.
- Trasferisce la chiamata a un numero che sceglie lei quando un paziente ha bisogno di una persona, se preferisce solo durante l'orario di apertura (Growth e Pro).
- Parla sette lingue, tra cui inglese, tedesco e francese, e può cambiare lingua durante la chiamata se il paziente lo preferisce.
Urgenze dentali e chiamate fuori orario
I pazienti con mal di denti o un'otturazione saltata chiamano spesso la sera o nel fine settimana. È lei a scrivere cosa deve dire l'assistente in questi casi: il numero di un servizio di urgenza, quando andare al pronto soccorso, oppure che il team richiamerà la mattina seguente. L'assistente dà queste indicazioni, raccoglie i dati del paziente e segna il messaggio come urgente, così è il primo che il suo team vede.
RingLily non dà consigli medici e non decide se si tratta di un'urgenza: segue le istruzioni che scrive lei.
È lei a decidere cosa dice
La configurazione richiede pochi minuti. Scelga il modello receptionist o quello per la prenotazione di appuntamenti, aggiunga orari di apertura, chiusure, prestazioni e domande frequenti, poi le sue regole, ad esempio «Non comunicare mai i prezzi degli impianti: proponi una visita di consulenza». Infine provi l'assistente in una chat prima che lo senta un paziente. La nostra guida su come configurare un receptionist IA spiega cosa scrivere.
Mantenga il numero dello studio
Non le serve un nuovo numero. Imposti la deviazione delle chiamate dalla sua linea attuale al numero del suo assistente: tutte, solo quelle fuori orario oppure solo quelle a cui nessuno risponde entro qualche squillo. Se le serve un nuovo numero nell'Unione europea, viene attivato su richiesta, con i documenti dello studio. Veda come deviare le chiamate.
Privacy dei pazienti
RingLily conserva una trascrizione scritta di ogni chiamata, non una registrazione audio, ed elimina automaticamente le trascrizioni al termine del periodo di conservazione che sceglie (90 giorni per impostazione predefinita). Le chiamate le vede solo il suo team e può eliminarne una in qualsiasi momento.
I dati sulla salute rientrano nelle categorie particolari di dati del GDPR, e RingLily non dispone di certificazioni di settore (come SOC 2). Verifichi quindi con il suo DPO o consulente privacy cosa possono comunicare i pazienti al telefono, e indichi all'assistente nelle regole di non raccogliere dettagli clinici.