Meno tempo al telefono, meno chiamate perse
I pazienti chiamano quando fa comodo a loro: prima del lavoro, in pausa pranzo, la sera. Uno studio che risponde solo in orario di apertura, e solo quando qualcuno è libero, perde una parte di queste chiamate. RingLily risponde a ogni chiamata, anche quando più pazienti chiamano nello stesso momento, così la linea non è mai occupata e il suo team può restare con i pazienti presenti.
Cosa gestisce per uno studio medico
- Richieste di appuntamento: propone gli orari liberi all'interno delle sue fasce di prenotazione e fissa quello scelto dal paziente, con la durata, il preavviso minimo e il periodo di prenotazione che imposta lei (piani Growth e Pro). Veda prenotazione appuntamenti.
- Domande pratiche: orari, chiusure, indirizzo e parcheggio, prestazioni offerte, tariffe delle prestazioni private, cosa portare, regole per disdire. Risponde in base alle informazioni che scrive lei e lo dice quando non conosce la risposta.
- Messaggi per il team: richieste di ricette ripetute, domande per il medico, richieste sui referti e tutto ciò che richiede una persona. Ogni messaggio contiene nome, numero e motivo della chiamata; quelli urgenti vengono segnalati e inviati subito via email.
- Trasferimenti: quando un paziente ha bisogno di una persona, può passare la chiamata alla segreteria o a un altro numero durante l'orario di apertura (Growth e Pro).
- Più lingue: parla italiano, inglese, spagnolo, francese, tedesco, portoghese e polacco, e può cambiare lingua se il paziente lo preferisce.
Chiamate urgenti: le sue istruzioni, non il giudizio dell'IA
RingLily non è un servizio di triage e non dà consigli medici. È lei a decidere cosa dice ai pazienti in caso di problemi urgenti: ad esempio chiamare il 112, rivolgersi alla guardia medica della zona o al medico reperibile. L'assistente ripete le sue indicazioni, raccoglie i dati del paziente e segna il messaggio come urgente. Scriva queste indicazioni con cura e le provi nella chat prima che le sentano i pazienti: la nostra guida alla configurazione spiega come.
Privacy e regole sulle chiamate con l'IA
Ogni saluto informa i pazienti che stanno parlando con un assistente IA e che la chiamata viene trascritta, come richiede l'AI Act europeo per i sistemi che interagiscono con le persone. RingLily conserva una trascrizione scritta, non una registrazione audio, la elimina al termine del periodo di conservazione che imposta (90 giorni per impostazione predefinita) e la mostra solo al suo team.
RingLily non dispone di certificazioni per il settore sanitario. I dati sulla salute sono categorie particolari di dati secondo il GDPR: chi li tratta dovrebbe verificare con il proprio DPO o consulente privacy cosa può raccogliere l'assistente, e aggiungere una regola come «Non chiedere dei sintomi: prendi un messaggio per il medico». Approfondisca in L'IA al telefono: le regole.
Per iniziare
- Scelga il modello receptionist o quello per la prenotazione di appuntamenti e indichi il nome dello studio.
- Aggiunga orari di apertura, giorni di chiusura, fasce di prenotazione e durata di una visita.
- Scriva cosa chiedono di solito i pazienti, le sue regole e cosa dire in caso di problemi urgenti.
- Provi l'assistente in una chat, poi imposti la deviazione delle chiamate dello studio: tutte, solo quelle fuori orario oppure solo quelle a cui nessuno risponde.