Informativa sulla privacy

1.Chi siamo

RingLily è gestito da [Ragione sociale], [sede legale], [numero di iscrizione al registro delle imprese e codice fiscale] (“RingLily”, “noi”).

I nostri clienti sono imprese (i “clienti”) che utilizzano RingLily per rispondere alle proprie chiamate telefoniche con un agente IA. Le persone che chiamano tali imprese sono denominate “chiamanti” nella presente informativa.

2.Il nostro ruolo: titolare e responsabile del trattamento

Per i dati degli account dei nostri clienti e per i visitatori del nostro sito web, siamo il titolare del trattamento.

Per i dati delle chiamate (audio delle chiamate, trascrizioni, riepiloghi, messaggi, appuntamenti e numeri di telefono dei chiamanti), il titolare del trattamento è il cliente il cui numero è stato chiamato, e noi agiamo in qualità di responsabile del trattamento per conto del cliente sulla base di un accordo sul trattamento dei dati conforme all'articolo 28 del GDPR, che i clienti possono richiedere all'indirizzo [email di contatto].

Se ha chiamato un'impresa che utilizza RingLily e ha domande sui suoi dati, contatti prima tale impresa. Noi aiuteremo l'impresa a rispondere alla sua richiesta.

3.Dati che raccogliamo

A seconda di come interagisce con RingLily, trattiamo le seguenti categorie di dati personali:

• Dati dell'account – nome, indirizzo email, nome dell'attività, paese, lingua dell'interfaccia e password sottoposta a hash delle persone che si registrano e utilizzano la dashboard, nonché le informazioni aziendali che i clienti inseriscono per configurare i propri agenti.
• Audio delle chiamate – l'audio di ogni chiamata viene elaborato in tempo reale da Twilio per riconoscere il parlato e generare la voce dell'agente. Non conserviamo registrazioni audio delle chiamate.
• Trascrizioni e riepiloghi – il testo di ogni chiamata, un riepilogo generato dall'IA, il motivo della chiamata e il suo esito, oltre a eventuali messaggi raccolti o appuntamenti prenotati durante la chiamata.
• Numeri di telefono dei chiamanti – il numero da cui chiama il chiamante, il numero chiamato, l'ora e la durata della chiamata e qualsiasi dato condiviso dai chiamanti, come il nome o il motivo della chiamata.
• Dati di utilizzo e tecnici – minuti di chiamata utilizzati, storico di fatturazione, indirizzi IP, file di log e il cookie di sessione che mantiene attivo l'accesso.

4.Perché utilizziamo i dati personali

Utilizziamo i dati personali solo per le seguenti finalità e sulle seguenti basi giuridiche:

• Fornitura del servizio – rispondere alle chiamate, produrre trascrizioni e riepiloghi, prenotare appuntamenti e mostrare i dati delle chiamate nella dashboard (esecuzione di un contratto, art. 6, par. 1, lett. b), del GDPR e, per i dati delle chiamate, le istruzioni del cliente).
• Fatturazione e contabilità – gestire abbonamenti, fatture e imposte (esecuzione di un contratto e obblighi di legge, art. 6, par. 1, lett. b) e c), del GDPR).
• Comunicazioni relative al servizio – inviare email relative all'account, avvisi sulle chiamate e comunicazioni importanti sul servizio (esecuzione di un contratto).
• Sicurezza e prevenzione degli abusi – proteggere gli account, prevenire frodi e usi impropri e mantenere affidabile il servizio (legittimo interesse, art. 6, par. 1, lett. f), del GDPR).
• Obblighi di legge – rispettare le leggi applicabili e rispondere a richieste legittime delle autorità (art. 6, par. 1, lett. c), del GDPR).

5.Fornitori di servizi (responsabili del trattamento)

Per gestire RingLily ci avvaliamo dei seguenti fornitori di servizi. Ciascuno tratta i dati personali solo secondo le nostre istruzioni e sulla base di un accordo sul trattamento dei dati:

• Twilio – telefonia (numeri di telefono e instradamento delle chiamate), riconoscimento vocale in tempo reale e sintesi vocale. Twilio può avvalersi di propri sub-responsabili per il riconoscimento vocale e la sintesi vocale.
• Anthropic – il modello di IA che comprende i chiamanti, genera le risposte dell'agente e scrive i riepiloghi delle chiamate, sulla base della trascrizione della chiamata e delle informazioni aziendali fornite dal cliente.
• Stripe – elaborazione dei pagamenti e gestione degli abbonamenti. Non conserviamo i numeri completi delle carte.
• Fornitore del servizio email – il nostro fornitore per l'invio delle email, per inviare email relative all'account e avvisi sulle chiamate.
• Hosting e database – i nostri fornitori di hosting cloud e di database, per eseguire l'applicazione e conservare i dati.

Nota di redazione: Indichi i fornitori di email, hosting e database e la regione in cui sono conservati i dati, ed elenchi i sub-responsabili di Twilio per il riconoscimento e la sintesi vocale.

Un elenco aggiornato dei sub-responsabili è disponibile su richiesta all'indirizzo [email di contatto].

6.Trasferimenti internazionali di dati

Alcuni dei nostri fornitori, tra cui Twilio, Anthropic e Stripe, hanno sede negli Stati Uniti. Quando i dati personali vengono trasferiti al di fuori dello Spazio economico europeo, per proteggerli ci basiamo sulle clausole contrattuali tipo della Commissione europea oppure, se il fornitore è certificato, sul quadro UE-USA per la protezione dei dati personali (EU-US Data Privacy Framework).

7.Per quanto tempo conserviamo i dati

Le trascrizioni, i riepiloghi e i relativi dettagli delle chiamate vengono eliminati automaticamente al termine del periodo di conservazione che ciascun cliente imposta nelle impostazioni del proprio account. Il valore predefinito è di 90 giorni e i clienti possono scegliere tra 7 e 3650 giorni.

I clienti possono eliminare singole chiamate in qualsiasi momento, e l'eliminazione di un account comporta l'eliminazione di tutti i suoi dati, compresi agenti, chiamate, messaggi e appuntamenti.

Conserviamo i dati dell'account e di fatturazione finché l'account è attivo e, successivamente, solo per il tempo richiesto dalla legge, ad esempio a fini fiscali e contabili.

Nota di redazione: Indichi per quanto tempo vengono conservate le fatture e le scritture contabili ai sensi delle leggi fiscali applicabili.

8.Informativa ai chiamanti sull'uso dell'IA

I chiamanti vengono sempre informati che stanno parlando con un assistente IA e che la chiamata viene trascritta. Il saluto predefinito di ogni agente include questa informativa, in linea con l'articolo 50 del regolamento UE sull'intelligenza artificiale (AI Act) e con norme analoghe negli stati degli USA.

I clienti possono modificare il saluto del proprio agente, ma devono mantenere questa informativa e sono responsabili di eventuali avvisi o consensi aggiuntivi richiesti nei luoghi in cui si trovano i loro chiamanti. La dashboard avvisa i clienti quando un saluto non menziona l'IA.

9.I suoi diritti

Ai sensi del GDPR, ha il diritto di:

• accedere ai dati personali che la riguardano in nostro possesso e riceverne una copia;
• ottenere la rettifica dei dati inesatti;
• ottenere la cancellazione dei suoi dati (il “diritto all'oblio”);
• limitare il modo in cui trattiamo i suoi dati;
• ricevere i suoi dati in un formato portabile;
• opporsi al trattamento basato sui nostri legittimi interessi;
• proporre reclamo a un'autorità di controllo: in Polonia, il Presidente dell'Ufficio per la protezione dei dati personali (UODO), oppure l'autorità del suo paese di residenza.

Se è un chiamante, il titolare del trattamento dei dati della sua chiamata è l'impresa che ha chiamato. Invii la sua richiesta a tale impresa, e noi aiuteremo l'impresa a rispondere.

Se vive negli Stati Uniti, in Canada o in Australia, potrebbe godere di diritti analoghi ai sensi delle leggi locali sulla privacy. Per esercitare uno qualsiasi di questi diritti, ci contatti all'indirizzo [email di contatto]. Risponderemo entro i termini previsti dalla legge.

10.Sicurezza

Proteggiamo i dati personali con misure adeguate al rischio, tra cui la crittografia in transito, le password sottoposte a hash, la rigorosa separazione dei dati di ciascun cliente, i controlli di accesso e la verifica delle firme sui webhook di telefonia.

Nota di redazione: Descriva eventuali misure aggiuntive, come la crittografia dei dati inattivi e i backup.

11.Cookie e archiviazione locale

Utilizziamo un solo cookie strettamente necessario per mantenere attivo l'accesso e l'archiviazione locale del browser per ricordare la lingua dell'interfaccia. Non utilizziamo cookie pubblicitari o di tracciamento.

Nota di redazione: Aggiorni questa sezione se aggiunge strumenti di analisi.

12.Minori

RingLily è un servizio per le imprese e non è rivolto ai minori. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori di 16 anni tramite il nostro sito web o la dashboard.

13.Modifiche alla presente informativa

Possiamo aggiornare periodicamente la presente Informativa sulla privacy. Pubblicheremo la nuova versione in questa pagina e, se le modifiche sono significative, ne informeremo i clienti via email prima della loro entrata in vigore.

14.Contatti

Domande sulla presente informativa o sui suoi dati personali? Ci contatti:

• Società – [Ragione sociale]
• Indirizzo – [sede legale]
• Email – [email di contatto]

Nota di redazione: Se ha nominato un responsabile della protezione dei dati, ne aggiunga qui il nome e i recapiti.