UE: l'obbligo di trasparenza dell'AI Act
L'articolo 50, paragrafo 1, dell'AI Act europeo (regolamento (UE) 2024/1689) stabilisce che i sistemi di IA destinati a interagire direttamente con le persone devono essere progettati in modo che queste siano informate di interagire con un sistema di IA, salvo che ciò risulti evidente dal contesto. L'obbligo si applica dal 2 agosto 2026; le modifiche del «Digital Omnibus» del 2026 hanno rinviato altre parti del regolamento, ma non questa (Goodwin, agosto 2026).
Al telefono non c'è nulla di evidente: una voce IA naturale può sembrare quella di una persona. Il modo più semplice per rispettare l'obbligo è dirlo all'inizio della chiamata.
UE: GDPR e trascrizioni
Trascrizioni e messaggi contengono dati personali: nomi, numeri e tutto ciò che dicono i chiamanti. Secondo il GDPR, chi chiama deve essere informato che la chiamata viene trattata, da chi e per quale scopo (articolo 13), e i dati non vanno conservati più del necessario (articolo 5). In pratica:
Dica nel saluto che la chiamata viene trascritta, pubblichi un'informativa privacy sul suo sito, conservi le trascrizioni solo per il tempo necessario e firmi un accordo sul trattamento dei dati con il fornitore del receptionist IA. Se i chiamanti possono comunicare dati sanitari o altri dati particolari, verifichi prima di iniziare le regole aggiuntive del suo settore.
Italia: Garante privacy e legge nazionale sull'IA
In Italia l'autorità di controllo per la protezione dei dati è il Garante per la protezione dei dati personali, a cui si possono rivolgere anche i chiamanti che ritengono violati i propri diritti.
Esiste inoltre una legge nazionale sull'intelligenza artificiale, la legge 23 settembre 2025, n. 132. Se la sua attività rientra in un settore regolamentato, ad esempio sanitario o legale, chieda a un consulente se prevede obblighi aggiuntivi per lei.
Cosa deve dire il saluto
Nella maggior parte dei casi basta una frase: chi risponde, che è un assistente IA e che la chiamata viene trascritta. Per esempio:
«Buongiorno, sono Sara, l'assistente IA dello Studio Dentistico Sorriso, e questa chiamata viene trascritta. Come posso aiutarla?»
RingLily apre ogni saluto predefinito in questo modo in tutte e sette le lingue, e la avvisa se modifica il saluto togliendo la parte sull'IA o sulla trascrizione.
Buone pratiche oltre il minimo
- Offra una persona: trasferisca chi lo chiede in orario di lavoro, oppure prenda un messaggio per richiamare.
- Non lasci che l'assistente finga: se un chiamante chiede se sta parlando con una persona, deve rispondere che è un'IA.
- Conservi le trascrizioni per il tempo più breve che le è utile. RingLily le elimina automaticamente al termine del periodo di conservazione che sceglie (90 giorni per impostazione predefinita) e non conserva registrazioni audio.
- Limiti i dati raccolti: indichi all'assistente di non chiedere numeri di carta, dati sanitari o altri dati che non servono.
- Descriva nella sua informativa privacy come vengono gestite le chiamate.