Tre modi di deviare le chiamate
- Tutte le chiamate (deviazione incondizionata): ogni chiamata va direttamente all'assistente. Ideale se vuole che faccia da reception.
- Le chiamate a cui non risponde (deviazione su mancata risposta, su occupato o se non raggiungibile): prima squilla il suo telefono e l'assistente risponde quando lei non lo fa. Ideale se vuole continuare a rispondere di persona quando può.
- Solo fuori orario: le chiamate vanno all'assistente fuori dall'orario di apertura. La maggior parte dei centralini aziendali e dei fornitori VoIP può attivare la deviazione secondo una programmazione oraria; sul cellulare la deviazione incondizionata va attivata e disattivata a mano.
Prima di iniziare
- Configuri e provi prima il suo assistente in RingLily, così chi chiama non trova mai una linea vuota.
- Annoti il numero di telefono del suo assistente dalla pagina Numeri di telefono. Nell'Unione europea i numeri vengono attivati su richiesta, con i documenti dell'azienda.
- Verifichi con il suo operatore se la deviazione ha un costo. Le chiamate deviate sono spesso addebitate come una chiamata in uscita dalla sua linea verso il numero di destinazione.
Cellulare: i codici standard
Le reti mobili italiane, come la maggior parte di quelle europee, di norma accettano i codici GSM standard qui sotto. Digiti il codice con il numero del suo assistente in formato internazionale completo (con il prefisso, ad esempio +39 per un numero italiano, senza spazi), poi prema il tasto di chiamata. Il telefono mostra una conferma.
- Tutte le chiamate: **21*numero# (si disattiva con ##21#)
- Quando non risponde: **61*numero# (si disattiva con ##61#). Alcune reti permettono di impostare i secondi: con **61*numero**20# il telefono squilla per 20 secondi prima di deviare.
- Quando è occupato: **67*numero# (si disattiva con ##67#)
- Quando il telefono è spento o senza campo: **62*numero# (si disattiva con ##62#)
- Tutte le deviazioni condizionate insieme (mancata risposta, occupato, non raggiungibile): **004*numero# (si disattiva con ##004#)
Se un codice non funziona, e i menu del telefono
Codici e disponibilità possono cambiare da un operatore all'altro e da un'offerta all'altra: se un codice non viene accettato, consulti le pagine di assistenza del suo operatore o contatti il servizio clienti.
Su iPhone la deviazione si trova anche nelle impostazioni dell'app Telefono; su Android, nelle impostazioni dell'app Telefono alla voce Chiamate o Servizi supplementari. Questi menu di solito offrono solo la deviazione incondizionata: per le deviazioni condizionate usi i codici.
Telefono fisso e centralini VoIP
Su una linea fissa tradizionale la deviazione è un servizio dell'operatore: alcuni la attivano con codici da digitare sul telefono, altri richiedono di contattare l'assistenza. Verifichi la procedura del suo operatore prima di iniziare.
I centralini VoIP aziendali e i centralini virtuali in cloud (quelli che funzionano con un'app o con telefoni da scrivania collegati a internet) hanno la deviazione nel portale web, di solito con programmazione oraria: «devia a questo numero fuori dall'orario di apertura» e «devia se nessuno risponde entro 20 secondi». È il modo più semplice per inviare all'assistente solo le chiamate fuori orario.
Faccia una prova
- Chiami il numero della sua attività da un altro telefono, ad esempio il cellulare di un collega.
- Verifichi che l'assistente risponda con il suo saluto, compresa l'informazione che si tratta di un assistente IA e che la chiamata viene trascritta.
- Faccia una domanda e lasci un messaggio di prova.
- Verifichi che il messaggio arrivi via email e che la chiamata compaia nella sua dashboard RingLily.
Problemi frequenti
- Il codice viene rifiutato: il numero deve essere in formato completo con il prefisso internazionale; alcune reti richiedono il numero senza il + e con 0039 al posto di +39.
- Chi chiama trova ancora la segreteria telefonica: disattivi la segreteria del suo operatore, oppure imposti un tempo di mancata risposta più breve di quello della segreteria, così la deviazione scatta prima.
- La deviazione funziona dal cellulare ma non dal telefono dell'ufficio: la linea dell'ufficio ha impostazioni di deviazione proprie; le configuri anche nel centralino.