Come funziona una chiamata di prenotazione
- Chi chiama dice che vorrebbe un appuntamento, e per cosa.
- L'assistente controlla la sua agenda e propone orari liberi all'interno delle sue fasce di prenotazione.
- Chi chiama sceglie un orario; l'assistente prende nome e numero e ripete i dettagli prima di prenotare.
- L'appuntamento compare nella sua agenda RingLily e lei riceve un'email. Con Growth e Pro un webhook può inviarlo anche a un altro sistema.
Le sue regole, applicate a ogni chiamata
- Orari di apertura e fasce di prenotazione: gli appuntamenti possono iniziare solo quando lo consente lei, ad esempio solo al mattino, anche se è aperto tutto il giorno.
- Durata dell'appuntamento: da 5 minuti a 4 ore per slot.
- Preavviso minimo: nessuna prenotazione per le due ore successive, o per il giorno dopo, se le serve tempo per prepararsi.
- Periodo di prenotazione: con quanto anticipo si può prenotare, fino a un anno.
- Giorni di chiusura: festivi e giorni di ferie non vengono mai proposti.
Il modello per la prenotazione di appuntamenti
Per le attività in cui la maggior parte delle chiamate sono prenotazioni, il modello dedicato mantiene la conversazione mirata: punta a trovare un orario adatto a chi chiama e conferma ogni dettaglio prima di prenotare, rispondendo intanto a brevi domande. Anche il modello receptionist prenota, oltre a rispondere alle domande e prendere messaggi.
Chi usa la prenotazione telefonica
La prenotazione al telefono è adatta alle attività che lavorano su appuntamento: studi dentistici, studi medici e poliambulatori, parrucchieri e centri estetici, studi legali che fissano consulenze e artigiani che fissano sopralluoghi. È utile anche fuori orario, quando chi chiama può comunque prenotare per il giorno dopo invece di lasciare un messaggio.
Cosa non fa (ancora)
Gli appuntamenti restano nell'agenda di RingLily, che non si sincronizza ancora con Google Calendar, Outlook o i gestionali per studi e saloni; le integrazioni con i calendari sono in programma. RingLily non invia promemoria via SMS e non gestisce prenotazioni di tavoli con numero di coperti, quindi non è adatto alle prenotazioni dei ristoranti.