Jak wygląda rozmowa z rezerwacją
- Dzwoniący mówi, że chce się umówić, i w jakiej sprawie.
- Asystent sprawdza grafik i proponuje wolne terminy w Twoich godzinach rezerwacji.
- Dzwoniący wybiera termin; asystent zapisuje imię i numer i przed rezerwacją powtarza szczegóły.
- Wizyta pojawia się w grafiku RingLily, a Ty dostajesz maila. W planach Growth i Pro webhook może przesłać ją także do innego systemu.
Twoje zasady przy każdej rozmowie
- Godziny otwarcia i godziny rezerwacji: wizyty mogą zaczynać się tylko wtedy, kiedy pozwolisz, na przykład wyłącznie rano, nawet jeśli pracujesz cały dzień.
- Długość wizyty: od 5 minut do 4 godzin.
- Minimalne wyprzedzenie: bez rezerwacji na najbliższe dwie godziny albo na jutro, jeśli potrzebujesz czasu na przygotowanie.
- Okres rezerwacji: jak daleko naprzód można się umówić, maksymalnie rok.
- Dni zamknięcia: święta i dni wolne nigdy nie są proponowane.
Szablon umawiania wizyt
W firmach, w których większość telefonów to rezerwacje, szablon umawiania wizyt pilnuje toku rozmowy: prowadzi do znalezienia terminu, który pasuje dzwoniącemu, i przed rezerwacją potwierdza każdy szczegół, po drodze odpowiadając na krótkie pytania. Szablon recepcji też umawia wizyty, a do tego odpowiada na pytania i przyjmuje wiadomości.
Kto korzysta z rezerwacji przez telefon
Rezerwacja przez telefon sprawdza się w firmach, które pracują na umówione wizyty: w gabinetach stomatologicznych, gabinetach lekarskich i przychodniach, salonach fryzjerskich i kosmetycznych, w kancelariach umawiających konsultacje i u fachowców umawiających wizyty u klienta. Przydaje się też po godzinach, gdy dzwoniący mogą od razu umówić się na następny dzień, zamiast zostawiać wiadomość.
Czego (jeszcze) nie robi
Wizyty są przechowywane w grafiku RingLily, który nie synchronizuje się jeszcze z Kalendarzem Google, Outlookiem ani programami dla gabinetów i salonów; integracje z kalendarzami są w planach. RingLily nie wysyła SMS-ów z przypomnieniami i nie przyjmuje rezerwacji stolików z liczbą gości, więc nie nadaje się do rezerwacji w restauracjach.