UE: obowiązek przejrzystości w AI Act
Art. 50 ust. 1 rozporządzenia o sztucznej inteligencji (AI Act) stanowi, że systemy AI przeznaczone do bezpośredniej interakcji z ludźmi muszą być projektowane tak, żeby te osoby były informowane, że wchodzą w interakcję z systemem AI, chyba że jest to oczywiste z kontekstu. Obowiązek stosuje się od 2 sierpnia 2026 roku; zmiany „Digital Omnibus” z 2026 roku przesunęły terminy dla innych części aktu, ale nie dla tej (Goodwin, sierpień 2026).
Przez telefon nic nie jest oczywiste: naturalny głos AI może brzmieć jak człowiek. Najprościej spełnić ten obowiązek, mówiąc o tym na samym początku rozmowy.
UE: RODO i transkrypcje
Transkrypcje i wiadomości zawierają dane osobowe: imiona, numery i wszystko, co mówią dzwoniący. Zgodnie z RODO dzwoniący muszą zostać poinformowani, że ich rozmowa jest przetwarzana, przez kogo i w jakim celu (art. 13), a dane nie powinny być przechowywane dłużej, niż to konieczne (art. 5). W praktyce:
Powiedz w powitaniu, że rozmowa jest transkrybowana, dodaj na stronie internetowej link do klauzuli informacyjnej, przechowuj transkrypcje tylko tak długo, jak ich potrzebujesz, i podpisz z dostawcą recepcjonistki AI umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Jeśli dzwoniący mogą przekazywać dane o zdrowiu albo inne dane wrażliwe, przed startem sprawdź dodatkowe zasady dla swojej branży.
Polska: kto pilnuje ochrony danych
W Polsce organem nadzorczym w rozumieniu RODO jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Do niego dzwoniący mogą złożyć skargę, jeśli uznają, że ich dane są przetwarzane niezgodnie z prawem. Informacja o prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego jest jednym z obowiązkowych elementów klauzuli informacyjnej (art. 13 ust. 2 lit. d RODO), więc uwzględnij ją, opisując obsługę rozmów.
Co powinno znaleźć się w powitaniu
W większości przypadków wystarczy jedno zdanie: kto odbiera, że to asystent AI i że rozmowa jest transkrybowana. Na przykład:
„Dzień dobry, mam na imię Sara, jestem asystentką AI Gabinetu Stomatologicznego Uśmiech. Rozmowa jest transkrybowana. W czym mogę pomóc?”
RingLily zaczyna w ten sposób każde domyślne powitanie we wszystkich siedmiu językach i ostrzega Cię, jeśli po edycji powitania usuniesz informację o AI albo o transkrypcji.
Dobre praktyki ponad minimum
- Daj możliwość rozmowy z człowiekiem: w godzinach pracy przełączaj tych, którzy o to proszą, albo przyjmij wiadomość z prośbą o oddzwonienie.
- Nie pozwól asystentowi udawać: gdy dzwoniący pyta, czy rozmawia z człowiekiem, asystent powinien powiedzieć, że jest AI.
- Przechowuj transkrypcje tak krótko, jak to dla Ciebie możliwe. RingLily usuwa je automatycznie po wybranym przez Ciebie okresie przechowywania (domyślnie 90 dni) i nie przechowuje nagrań dźwięku.
- Ogranicz zbierane dane: poleć asystentowi, żeby nie pytał o numery kart, informacje o zdrowiu ani inne dane, których nie potrzebuje.
- Opisz w klauzuli informacyjnej, jak obsługujesz rozmowy telefoniczne.