Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, jak RingLily zbiera, wykorzystuje i chroni dane osobowe, gdy firmy korzystają z naszej usługi recepcjonistki AI, gdy odwiedzasz naszą stronę oraz gdy ktoś dzwoni do firmy, która korzysta z RingLily.
Kim jesteśmy
Usługę RingLily świadczy [pełna nazwa firmy], [adres siedziby], [KRS, NIP i REGON] („RingLily”, „my”).
Naszymi klientami są firmy („Klienci”), które korzystają z RingLily, aby agent AI odbierał ich połączenia telefoniczne. Osoby dzwoniące do tych firm nazywamy w tej polityce „Rozmówcami”.
Nasza rola: administrator i podmiot przetwarzający
W zakresie danych kont naszych Klientów oraz osób odwiedzających naszą stronę jesteśmy administratorem danych.
W zakresie danych z rozmów (dźwięk rozmowy, transkrypcje, podsumowania, wiadomości, wizyty i numery telefonów Rozmówców) administratorem jest Klient, do którego dzwoniono, a my działamy jako podmiot przetwarzający w jego imieniu, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych zgodnej z art. 28 RODO, którą Klient może otrzymać na życzenie pod adresem [adres e-mail do kontaktu].
Jeśli dzwoniłeś do firmy korzystającej z RingLily i masz pytanie dotyczące swoich danych, skontaktuj się najpierw z tą firmą. Pomożemy jej odpowiedzieć na Twoje żądanie.
Jakie dane zbieramy
W zależności od tego, jak korzystasz z RingLily, przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:
- Dane konta – imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy, kraj, język interfejsu i zahaszowane hasło osób, które zakładają konto i korzystają z panelu, a także informacje o firmie wprowadzane przez Klientów przy konfiguracji agentów.
- Dźwięk rozmów – dźwięk każdej rozmowy jest przetwarzany na bieżąco przez Twilio w celu rozpoznawania mowy i generowania głosu agenta. Nie przechowujemy nagrań audio rozmów.
- Transkrypcje i podsumowania – treść każdej rozmowy, podsumowanie wygenerowane przez AI, cel kontaktu i wynik rozmowy, a także wiadomości przyjęte i wizyty umówione w jej trakcie.
- Numery telefonów Rozmówców – numer, z którego dzwoni Rozmówca, numer, pod który dzwoni, czas i długość rozmowy oraz informacje podane przez Rozmówcę, np. imię lub powód kontaktu.
- Dane o korzystaniu i dane techniczne – wykorzystane minuty, historia płatności, adresy IP, logi oraz plik cookie sesji, dzięki któremu pozostajesz zalogowany.
W jakim celu wykorzystujemy dane
Dane osobowe wykorzystujemy wyłącznie w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
- Świadczenie usługi – odbieranie połączeń, tworzenie transkrypcji i podsumowań, umawianie wizyt i wyświetlanie danych rozmów w panelu (wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w przypadku danych z rozmów – polecenie Klienta).
- Rozliczenia i księgowość – obsługa subskrypcji, faktur i podatków (wykonanie umowy oraz obowiązki prawne, art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO).
- Komunikacja dotycząca usługi – wysyłanie wiadomości e-mail dotyczących konta, powiadomień o rozmowach i ważnych informacji o usłudze (wykonanie umowy).
- Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom – ochrona kont, zapobieganie oszustwom i nadużyciom oraz utrzymanie niezawodności usługi (prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Obowiązki prawne – przestrzeganie przepisów i odpowiadanie na uprawnione żądania organów (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Dostawcy usług (podmioty przetwarzające)
Do działania RingLily korzystamy z następujących dostawców. Każdy z nich przetwarza dane osobowe wyłącznie na nasze polecenie i na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych:
- Twilio – telefonia (numery telefonów i kierowanie połączeń), rozpoznawanie mowy w czasie rzeczywistym i synteza głosu. Twilio może korzystać z własnych podwykonawców w zakresie rozpoznawania mowy i syntezy głosu.
- Anthropic – model AI, który rozumie Rozmówców, generuje odpowiedzi agenta i tworzy podsumowania rozmów na podstawie transkrypcji i informacji o firmie przekazanych przez Klienta.
- Stripe – obsługa płatności i subskrypcji. Nie przechowujemy pełnych numerów kart.
- Dostawca poczty e-mail – nasz dostawca poczty e-mail, do wysyłania wiadomości dotyczących konta i powiadomień o rozmowach.
- Hosting i baza danych – nasi dostawcy hostingu w chmurze i bazy danych, do działania aplikacji i przechowywania danych.
Uwaga redakcyjna: Podaj nazwy dostawców poczty, hostingu i bazy danych oraz region przechowywania danych, a także podwykonawców Twilio w zakresie mowy i głosu.
Aktualna lista podwykonawców jest dostępna na życzenie pod adresem [adres e-mail do kontaktu].
Przekazywanie danych poza EOG
Część naszych dostawców, w tym Twilio, Anthropic i Stripe, ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Przy przekazywaniu danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy stosujemy standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej lub – jeśli dostawca uczestniczy w tym programie – ramy ochrony danych UE–USA (Data Privacy Framework).
Jak długo przechowujemy dane
Transkrypcje, podsumowania i powiązane dane rozmów są usuwane automatycznie po okresie przechowywania ustawionym przez Klienta w ustawieniach konta. Domyślnie jest to 90 dni, a Klient może wybrać okres od 7 do 3650 dni.
Klient może w każdej chwili usunąć pojedyncze rozmowy, a usunięcie konta usuwa wszystkie jego dane, w tym agentów, rozmowy, wiadomości i wizyty.
Dane konta i dokumenty rozliczeniowe przechowujemy przez czas istnienia konta, a później tylko tak długo, jak wymagają tego przepisy, np. podatkowe i rachunkowe.
Uwaga redakcyjna: Podaj, jak długo przechowujesz faktury i dokumenty księgowe zgodnie z obowiązującymi Cię przepisami podatkowymi.
Informowanie Rozmówców o AI
Rozmówcy zawsze dowiadują się, że rozmawiają z asystentem AI i że rozmowa jest transkrybowana. Domyślne powitanie każdego agenta zawiera tę informację, zgodnie z art. 50 unijnego aktu w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act) i podobnymi przepisami stanów USA.
Klient może zmienić powitanie agenta, ale musi zachować tę informację i odpowiada za dodatkowe pouczenia lub zgody wymagane tam, gdzie znajdują się jego Rozmówcy. Panel ostrzega Klienta, jeśli powitanie nie wspomina o AI.
Twoje prawa
Zgodnie z RODO masz prawo do:
- dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania nieprawidłowych danych;
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”);
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie;
- wniesienia skargi do organu nadzorczego – w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) – lub do organu w kraju Twojego zamieszkania.
Jeśli jesteś Rozmówcą, administratorem danych z Twojej rozmowy jest firma, do której dzwoniłeś. Skieruj żądanie do tej firmy, a my pomożemy jej na nie odpowiedzieć.
Jeśli mieszkasz w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie lub Australii, możesz mieć podobne prawa na podstawie lokalnych przepisów o ochronie prywatności. Aby skorzystać z tych praw, napisz do nas na adres [adres e-mail do kontaktu]. Odpowiemy w terminach wymaganych przez prawo.
Bezpieczeństwo
Chronimy dane osobowe środkami odpowiednimi do ryzyka, w tym szyfrowaniem transmisji, haszowaniem haseł, ścisłym oddzieleniem danych każdego Klienta, kontrolą dostępu i weryfikacją podpisów webhooków telefonii.
Uwaga redakcyjna: Opisz dodatkowe zabezpieczenia, np. szyfrowanie danych w spoczynku i kopie zapasowe.
Dzieci
RingLily to usługa dla firm, która nie jest skierowana do dzieci. Nie zbieramy świadomie przez naszą stronę ani panel danych osobowych dzieci poniżej 16. roku życia.
Zmiany polityki
Możemy co jakiś czas aktualizować tę Politykę prywatności. Nową wersję opublikujemy na tej stronie, a o istotnych zmianach powiadomimy Klientów e-mailem, zanim wejdą w życie.
Kontakt
Masz pytania dotyczące tej polityki lub swoich danych? Skontaktuj się z nami:
- Firma – [pełna nazwa firmy]
- Adres – [adres siedziby]
- E-mail – [adres e-mail do kontaktu]
Uwaga redakcyjna: Jeśli został wyznaczony inspektor ochrony danych, podaj tu jego imię, nazwisko i dane kontaktowe.
Zobacz też: Regulamin świadczenia usług