Telefony, które gabinet odbiera przez cały dzień
Większość telefonów do gabinetu stomatologicznego jest krótka i przewidywalna: czy mogę umówić się na przegląd, czy macie coś wolnego w tym tygodniu, ile kosztuje higienizacja, czy pracujecie w sobotę, gdzie można zaparkować. Ktoś jednak musi je odebrać, a pacjenci dzwonią zwykle w najgorszych momentach: z samego rana, w południe i wtedy, gdy recepcja akurat rejestruje pacjenta.
Pacjent, który trafi na pocztę głosową, często się rozłącza i dzwoni do kolejnego gabinetu. RingLily odbiera zamiast niej, o każdej porze, i prowadzi rutynową część rozmowy tak, jak zrobiłaby to Twoja recepcja.
Co RingLily robi podczas rozmowy
- Umawia wizyty w wolnych terminach Twojego grafiku, z uwzględnieniem godzin otwarcia, ustawionej długości wizyty, minimalnego wyprzedzenia i tego, jak daleko naprzód pacjenci mogą się zapisywać (umawianie wizyt przez telefon, w planach Growth i Pro).
- Odpowiada na pytania na podstawie informacji, które mu przekażesz: usługi, ceny, zasady płatności (także to, czy przyjmujesz pacjentów na NFZ), dojazd, co zabrać na pierwszą wizytę. Ma polecenie, żeby nie zgadywać, gdy odpowiedzi nie ma w informacjach.
- Przyjmuje wiadomości z imieniem, numerem i powodem telefonu, oznacza pilne sprawy i od razu wysyła je mailem do Twojego zespołu.
- Przełącza rozmowę na wybrany przez Ciebie numer, gdy pacjent potrzebuje człowieka, a jeśli wolisz, tylko w godzinach otwarcia (Growth i Pro).
- Mówi w siedmiu językach, w tym po polsku i po angielsku, i może zmienić język w trakcie rozmowy, jeśli pacjent woli inny.
Nagłe przypadki i telefony po godzinach
Pacjenci z bólem zęba albo wypadniętą plombą często dzwonią wieczorem lub w weekend. To Ty decydujesz, co asystent ma wtedy powiedzieć: numer dyżurującego gabinetu, kiedy jechać na SOR albo dzwonić pod 112, czy że zespół oddzwoni z samego rana. Asystent przekazuje te wskazówki, zapisuje dane pacjenta i oznacza wiadomość jako pilną, żeby Twój zespół zobaczył ją jako pierwszą.
RingLily nie udziela porad medycznych i nie ocenia, czy to nagły przypadek: postępuje według instrukcji, które napiszesz.
Ty decydujesz, co mówi asystent
Konfiguracja zajmuje kilka minut. Wybierz szablon recepcji albo umawiania wizyt, dodaj godziny otwarcia, dni wolne, usługi i najczęstsze pytania, a do tego własne zasady, na przykład „Nigdy nie podawaj cen implantów: zaproponuj konsultację”. Potem przetestuj asystenta na czacie, zanim usłyszy go pierwszy pacjent. Poradnik jak przygotować recepcjonistkę AI podpowiada, co napisać.
Zachowaj numer gabinetu
Nie potrzebujesz nowego numeru. Ustaw przekierowanie połączeń z obecnej linii na numer asystenta: wszystkich, tylko po godzinach albo tylko tych, których nikt nie odbierze po kilku sygnałach. W USA i Kanadzie gabinet może też w kilka minut dostać nowy lokalny numer; numery w Australii i UE konfigurujemy na zamówienie. Zobacz, jak przekierować połączenia.
Prywatność pacjentów
RingLily zapisuje transkrypcję każdej rozmowy, a nie nagranie dźwięku, i automatycznie usuwa transkrypcje po wybranym przez Ciebie okresie przechowywania (domyślnie 90 dni). Twoje rozmowy widzi tylko Twój zespół, a każdą możesz w dowolnej chwili usunąć. RingLily nie posiada certyfikatów takich jak SOC 2. Dane o zdrowiu to w RODO szczególna kategoria danych (art. 9), więc ustal z inspektorem ochrony danych lub doradcą, czym pacjenci mogą się dzielić przez telefon, i dodaj do zasad asystenta polecenie, żeby nie zbierał informacji klinicznych.